Inleiding

Dit privacyreglement heeft betrekking op de verwerking van persoonsgegevens door MD-act. Onder verwerking van persoonsgegevens wordt onder andere verstaan het verzamelen, opslaan, vastleggen, wijzigen, bijeenbrengen, opvragen, raadplegen of vernietigen van persoonsgegevens.

Doeleinden en grondslagen

MD-act verzamelt persoonlijke gegevens van opdrachtgevers, coachees, deelnemers aan trainingen en bezoekers van onze website voor verschillende doeleinden en op verschillende grondslagen. Zo leggen we bijvoorbeeld persoonlijke gegevens vast om offertes te kunnen uitbrengen of de diensten te kunnen verrichten die we met elkaar zijn overeengekomen. Met cookies verzamelen we anoniem(!) gegevens van bezoekers van onze website. Dit doen we om onze website te kunnen verbeteren en deze zo gebruikersvriendelijk mogelijk te laten functioneren. Wij verwerken ook persoongegevens op grond van een gerechtvaardigd belang, namelijk een commercieel belang. Bijvoorbeeld om je een aanbieding te kunnen doen. Als wij je een aanbieding doen, krijg je ook altijd de gelegenheid om aan te geven dat je dit niet (meer) op prijs stelt. Vanaf dat moment zullen wij je uiteraard niets meer iets toesturen, tenzij je ons daar zelf een verzoek voor doet.

Algemene Verordening Gegevensbescherming

Uit de aard van de diensten van MD-act vloeit voort dat wij beschikken over privacygevoelige informatie van onze klanten, coachees en deelnemers. Daar zijn wij altijd zorgvuldig mee omgegaan en wij hebben ons daarbij steeds gehouden aan de bestaande wettelijke regelingen en de richtlijnen en verplichtingen die de voor ons relevante beroepscodes met zich meebrengen.

Vanaf 25 mei 2018 vervangt Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) de Wet Bescherming Persoonsgegevens. De AVG heeft consequenties voor ons. Daarom hebben wij ons privacybeleid waar nodig aangepast. Hieronder zetten wij de belangrijkste uitgangspunten en richtlijnen waaraan wij ons houden in het kader van omgaan met de ons toevertrouwde privacygevoelige informatie voor je op een rij.

Samenwerking met derden

Voor de uitvoering van onze diensten verwerken wij privacygevoelige informatie. Bijvoorbeeld voor het sturen van offertes of facturen, om contact met je te kunnen opnemen of om je te kunnen inschrijven voor een training. Om onze diensten goed te kunnen uitvoeren maken we gebruik van derden, zoals collega-assessmentpsychologen, -trainers, en-coaches. Ook maken we gebruik van ICT-systemen van andere partijen, bijvoorbeeld testplatformen. Voor een goede uitvoering van de met derden overeengekomen werkzaamheden of diensten, moeten zij soms kunnen beschikken over privacygevoelige informatie. Om de veiligheid van deze privacygevoelige informatie te waarborgen, hebben wij conform de eisen die de AVG daaraan stelt met deze derden verwerkersovereenkomsten afgesloten.

Bewaartermijnen

Wij vernietigen alle persoonlijke gegevens voordat de wettelijke bewaartermijn ervan is verlopen. De bewaartermijn is afhankelijk van de aard van de informatie en de doeleinden van de verwerking.

De bewaartermijnen die wij hanteren zijn:

  • Assessmentdossiers en testgegevens: 2 jaar. De eindrapportage van een assessment wordt alleen met jouw toestemming met de opdrachtgever gedeeld.
  • Coachingsdossier worden 2 jaar bewaard.
  • Deelnemersgegevens in onze dienstenadministratie worden tot 2 jaar na de laatste registratie of activiteit bewaard, tenzij wij iets anders met jou zijn overeengekomen.
  • Naam en mailadressen in onze blogadministratie worden tot 2 jaar na de laatste registratie of activiteit bewaard.

Marketing

Wij willen mensen die gebruik gemaakt hebben van onze diensten, of die in onze blogs een artikel of vragenlijst hebben aangevraagd, graag informeren over aantrekkelijke aanbiedingen of voorzien van interessante content die aansluit bij de afgenomen dienst of de gelezen blogs. Dit doen wij in lijn met de huidige regelgeving of omdat je ons hiervoor toestemming hebt gegeven. Je hebt op elk moment het recht om ons ons te laten weten dit niet (meer) te willen. 

Vastleggen en verwerking van persoonsgegevens 

Wanneer je gebruikt maakt van één van de diensten van MD-act, dan worden jouw bedrijfs- en of persoonsgegevens verwerkt. Dit gebeurt op verschillende manieren, voor verschillende doeleinden en MD-act houdt een bewaartermijn (zie kopje Bewaartermijnen). In het onderstaande wordt onder ‘gegevens’ ook bedrijfs- en of persoonsgegevens verstaan. Kijk hieronder welke categorie op jou van toepassing is: 

  1. Bent je een online bezoeker van de website md-act.nl

Als je onze websites bezoekt dan verstrek je gegevens aan MD-act zonder dat je je daar misschien bewust van bent. Dit gaat bijvoorbeeld om apparaat gegevens zoals een unieke apparaat-ID, de versie van het besturingssysteem en instellingen van het apparaat dat je gebruikt om toegang te krijgen tot een dienst van Response Instituut. Maar ook gebruiksgegevens over de diensten die je gebruikt waaronder het tijdstip, de duur van het gebruik en de inhoud van de dienst. Daarnaast worden voor zover deze aan MD-act worden doorgegeven ook locatiegegevens, afkomstig van jouw mobiele apparaat of gegevens afgeleid  van je IP-adres, gebruikt. Als je een mail verstuurt via de website dan zal deze mail worden bewaard voor minimaal de wettelijke bewaartermijn (zie kopje Bewaartermijnen).

  1.  Ben je een klant of opdrachtgever bij of van MD-act

MD-act gebruikt de door jou verstrekte gegevens via telefoon of website (o.a. toestemmingsformulier, geboortedatum, n.a.w. + tel. gegevens, e-mailadres, geslacht, bedrijfsnaam, naam organisatie, opnames, diploma’s/certificaten etc..) om uitvoering  te geven aan het met jou afgesloten traject. Je gegevens worden volgens de wettelijke bewaartermijn bewaard (zie kopje Bewaartermijnen). 

  1. Je ontvangt een nieuwsbrief van MD-act

MD-act gebruikt met jouw toestemming je e-mailadres om een nieuwsbrief te kunnen toezenden. Je kunt je uitschrijven middels een link onderaan in elke nieuwsbrief. Bovendien kun je een mail versturen met de mededeling om je uit te schrijven via info@md-act.nl. De nieuwsbrief wordt voor de duur van enkele maanden opgeslagen. 

Grondslag voor gegevensverwerking

Wij mogen alleen rechtmatig persoonsgegevens van jou verwerken als wij dat doen op basis van een juridische grondslag. Wij verwerken je persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst tussen jou en ons, zoals neergelegd in artikel 6 lid 1 sub b van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Daarnaast kunnen wij je persoonsgegevens verwerken voor een ander gerechtvaardigd belang, zoals het informeren van jou over actualiteiten of wijzigingen in onze dienstverlening. Deze grondslag is neergelegd in artikel 6 lid 1 sub f van de AVG.

Website

Zoals hierboven al gezegd, verzamelen wij met cookies anoniem gegevens van onze bezoekers. Ons belangrijkste doel hierbij is om verbeteringen te kunnen doorvoeren die voor bezoekers handig en prettig zijn. Zo voorkomen cookies dat je je persoonsgegevens die je moet invullen om in te schrijven voor een training opnieuw moet uitvoeren wanneer je onze website op een later moment opnieuw bezoekt.

Als je de cookies niet op prijs stelt, kun je deze de-activeren. Voor meer informatie, zie:

Cookies verwijderen in Firefox

Cookies verwijderen in Google Chrome

Cookies verwijderen in MS Edge

Cookies verwijderen in Opera

Cookies verwijderen in Internet Explorer

Cookies verwijderen in Safari



Onze plichten

  • Wij hebben de plicht je goed te informeren over de doeleinden waarvoor wij persoonlijke gegevens van je vragen, hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens en wat jouw rechten zijn met betrekking tot de door ons bewaarde persoonsgegevens.

Als je vindt dat wij daar onvolledig of onduidelijk over zijn geweest, laat het ons weten. Wij kunnen je dan alsnog de informatie geven waar je recht op hebt en het stelt ons in de gelegenheid om onze werkwijze ten aanzien van het omgaan met privacygevoelige gegevens te verbeteren.

Jouw rechten

  • Je hebt het recht ons te vragen om inzage te krijgen in de persoonlijke gegevens die we van je bewaren. Het kan gaan om assessmentrapporten, gespreksverslagen, coachingsdossiers of de persoonlijke gegevens in onze diensten- of blogadministratie.
  • Je hebt het recht om fouten in de verwerking van je gegevens door ons te laten corrigeren.
  • Je hebt het recht om ons te vragen de dossiers en rapportages die we van je bewaren te vernietigen.
  • Je hebt het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) wanneer je vindt dat wij je rechten hebben geschonden. De AP ziet toe op de naleving van de AVG. Om een klacht in te dienen, kun je naar de website van de AP gaan: www.autoriteitpersoonsgegevensp.nl.