In deze blog wil ik 7 verbeterpunten voor selectieprocedures benoemen aan de hand van mijn ervaringen als assessor. Deze tips kunnen een aanzet zijn om de eigen selectieprocedure nog eens scherp tegen het licht te houden en te verbeteren.
Waarom is het verbeteren van je selectieprocedure de moeite waard?
De kosten van een selectiefout zijn fors. Iemand aannemen die niet in de functie, in het team of binnen je organisatie past of de persoon níet aannemen die wél een goed match zou zijn kost geld. Die kosten zijn niet alleen het salaris of de kosten voor de procedure zelf. Selectie vraagt tijd en een selectiefout vertraagt de goede invulling van de functie.
Er zijn daarnaast de nodige immateriële gevolgen: werk dat niet afkomt, ontevreden klanten of collega’s, een team dat niet de collega erbij krijgt die het nodig heeft. Niet in het laatst creëert het voor de nieuwe medewerker die na een poosje weer naar een andere baan of functie moet uitkijken, de nodige stress of gevoelens van afwijzing. Mogelijk is diens pers over de organisatie vervolgens niet meer zo positief….
Als assessment psycholoog mag ik regelmatig beoordelen in hoeverre iemand past op een bepaalde functie. Sommige organisaties zetten in hun selectieprocedure standaard een assessment in. Andere doen dat alleen als ze zelf vraagtekens hebben of als ze willen weten of iemand het potentieel heeft om nog ontbrekende vaardigheden en kennis bij te leren en te ontwikkelen bij voorbeeld. Zeker in moeilijk in te vullen functies of bij heel veel aanbod van kandidaten valt het selecteren van de juiste persoon voor een functie niet mee. Uiteindelijk zie ik dan in het assessment wie er uit de voorselectie is overgebleven en eerlijk gezegd: daar schrik ik wel eens van…
Het assessment dat ik doe is meestal de laatste stap in de werving en selectie procedure. In het voorafgaande traject zijn al vele sollicitanten de revue gepasseerd, via CV en brief of via LinkedIn bij voorbeeld. Er zijn doorgaans meerdere gesprekken gevoerd en uiteindelijk is er dan het moment waarop de sollicitant via een assessment beoordeeld moet worden.
Helaas is de uitkomst van het assessment toch niet altijd wat de werkgever (en de sollicitant) gehoopt hadden. Er volgt een negatief advies of er worden serieuze twijfels bij de kandidatuur van de sollicitant geformuleerd. Soms trekt de sollicitant zich na het assessment zelf nog terug.
Hoe kan dat, als iemand al een ruime voorselectie doorgegaan is?
7 tips voor selectieprocedures
1. Maak je profiel scherp en duidelijk
De eerste kans om te verbeteren is het functieprofiel. Organisaties kiezen er nog te vaak voor om in de selectie en ook in de werving van kandidaten een (oud) functieprofiel te gebruiken waarin vooral heel veel verantwoordelijkheden van de medewerker worden opgesomd. Niet zelden is het profiel gemaakt voor de functiewaardering en heeft het weinig ‘vlees en bloed’. Een echt mens zie je niet voor je als je het leest. Veel bullets waarin vooral ‘resultaatgebieden’ worden genoemd. In de vacatureteksten worden aan die resultaatgebieden meestal gewenste competenties toegevoegd. Die zijn vaak zo algemeen
“communicatief, collegiaal, flexibel, zelfstandig en met overtuigingskracht”
dat ze op iedereen van toepassing kunnen zijn.
Als je een goede leidraad wil voor je werving en selectie, verdiep je dan (opnieuw) in de functie: wat vraagt het uitvoeren van de beschreven taken eigenlijk van iemand? Wat moet de toekomstige collega kunnen, maar ook: waar moet hij of zij tegen kunnen?
Een goed profiel maken doe je niet alleen, maar het beste samen met anderen. Interview een aantal mensen die het werk al doen en goed doen: wat kenmerkt hen in situaties waarin het erop aankomt in dit werk? Vraag dat ook aan (interne) klanten. Wat zijn die zogeheten kritieke situaties? Wat zijn de rollen die de collega moet vervullen? Welke activiteiten moet iemand kunnen doen? Welk gedrag is daarvoor nodig?
Kijk ook naar de omgeving en het team: wat heeft dit team nodig, zoek je een aanvulling op bestaande kwaliteiten of juist hetzelfde? Moet de nieuwe collega echt alles kunnen wat je bedacht hebt of zijn er taken die anderen kunnen overnemen?
Met een goed profiel in de hand stel je de vacaturetekst op. Die moet wervend zijn: aantrekkelijk dus voor de beoogde kandidaat. Daarnaast is een goede vacaturetekst ook selecterend: hij nodigt uit tot solliciteren bij die mensen die je graag wilt interesseren, niet bij mensen die niet aan de eisen voldoen of voor wie de functie niet aantrekkelijk is.
2. Bied het salaris dat de functie waard is, dan kan je ook de kwaliteit eisen die je wenst
Een open deur misschien: maar ‘penny wise pound foolish’ is ook in werving en selectie een verkeerde strategie. Ga dus niet voor een lager niveau dan wat past bij je eisen. Als je een ‘topper’ wilt, moet je ook een ‘top’salaris kunnen en willen betalen.
Nu kun je als werkgever denken dat in een markt waarin veel kandidaten beschikbaar zijn voor weinig functies je ook voor minder geld de juiste kandidaat wel zult vinden. Ik geloof daar niet in. Mensen met de passende kwaliteiten kun je mogelijk in een slechte arbeidsmarkt binnen halen, maar ze gaan snel weer weg als je ze onderbetaalt. De meeste mensen werken weliswaar niet voor het geld alleen, maar geld is een middel om waardering uit te drukken.
Als mensen zich onderbetaald weten, ervaren ze dat gemakkelijk als gebrek aan waardering. Je zult er dan als werkgever alles aan moeten doen om daarvoor te compenseren. Dat kan door te bekijken of je andere arbeidsvoorwaarden biedt die compenserend kunnen zijn. Beter is het om sowieso kritisch te kijken naar de balans tussen wat je wil bieden en wat je vraagt aan kennis, ervaring en kwaliteiten. Als je gebonden bent aan een CAO en niet boven een bepaald niveau kan belonen, kan het ook helpen om verbeterpunt 3 een kans te geven.
3. Beantwoord vooraf de vraag of een kandidaat nog iets te leren mag hebben
Ervaring: ik hoor het jonge mensen die aan het solliciteren zijn wel eens verzuchten: ‘ze zoeken altijd mensen met veel ervaring, maar hoe moet ik die opdoen in mijn vakgebied als ik geen kans krijg om te leren?’ Ervaring doe je op door aan het werk te zijn natuurlijk en iedere goede professional, manager of accountant is ooit zonder ervaring in zijn vak begonnen.
Toch lijkt het in werving en selectie soms alsof we alleen maar mensen zoeken die bergen ervaring hebben en toch jonger dan 35 zijn… Stel je eens de vraag: hoe nodig is dat eigenlijk? Als de vacature die je biedt in een team ligt en je hebt binnen dat team al ervaren mensen, kun je dan ruimte maken voor iemand die nog iets te leren heeft, hetzij vakinhoudelijk, hetzij in het uitoefenen van een bepaalde rol of in het ontwikkelen van een bepaalde competentie?
Veel mensen willen erg graag leren en zich ontwikkelen in het werk en vinden het een pre als ze die kans krijgen. Salaris is dan juist een te onderhandelen punt. Je moet je wel realiseren dat je vervolgens de verwachtingen van de sollicitant ook moet waarmaken en de gelegenheid om te leren moet bieden. Bij voorbeeld door echte coaching on the job te bieden, intervisie of training en opleiding.
Bedenkt daarnaast dat iets te leren niet alles te leren betekent; als je een programmeur zoekt, is het dan voldoende als die PHP beheerst en mag hij of zij de rest bijleren of is die basis dan toch te smal? Het verschil tussen eisen en wensen is dus van belang: wat is onmisbaar en wat is alleen wenselijk?
4. Ontwerp een goede werving en selectie; waar vind je de juiste kandidaten? Welk netwerk wil je aanspreken?
Om de juiste kandidaten voor een job te vinden doe je hetzelfde als wat loopbaanadviseurs hun cliënten aanraden: gebruik je netwerk! Zet de vacature eerst informeel uit binnen je eigen organisatie bij die mensen die een goed extern netwerk hebben bij voorbeeld en spreek je eigen netwerk aan.
Van HR vraagt dit voortdurend bezig blijven met netwerken: zorgen dat er goede contacten met opleidingen zijn, dat je contacten hebt met alumniverenigingen en studieverenigingen en met collega-organisaties of instellingen.
Vergeet daarbij ook klanten en leveranciers niet. Natuurlijk moet je bij je klanten en leveranciers niet agressief gaan scouten of searchen, Dat zou de relatie onder druk kunnen zetten. Als de relatie goed is, kan je wel open de vraag stellen of er binnen het netwerk van je leverancier of klant mogelijk interessante kandidaten zijn.
5. Kijk goed naar de CV’s: laat je niet imponeren door vormgeving (tenzij de functie dat vraagt) en onderscheid eisen van wensen
CV’s zijn meestal het eerste visitekaartje dat je van een sollicitant te zien krijgt. Voor CV’s is bij sollicitanten veel aandacht. De laatste paar jaar is de stijl weer meer formeel-zakelijk en sollicitanten weten dit. Ze weten ook dat recruiters gemiddeld niet langer dan 6 seconden naar een CV kijken … Dat maakt het moeilijk voor ze om zich via een CV te onderscheiden van anderen.
Laat je dus niet afschikken door een saai of erg feitelijk CV (tenzij vormgeving een belangrijk element van de selectiecriteria is). Laat je ook niet imponeren door een fraai vormgegeven exemplaar. Bekijk het CV echt goed. Waar zitten eventuele gaten? Welke kennis, ervaring en vaardigheden noemt de kandidaat? Bepaal van te voren wat je minimaal in het CV terug wilt zien. Wat zijn eisen en wat zijn interessante aanvullende kwaliteiten. Selecteer op basis van deze criteria. Gebruik andere bronnen waar mogelijk en zinnig: LinkedIn en Facebook bij voorbeeld. Ook daar vind je informatie over je sollicitant. Pas wel op dat je hiermee niet ineens op basis van oneigenlijke of irrelevante criteria gaat selecteren.
6. Voer goede selectiegesprekken…
Maak van het selectiegesprek geen ondergeschoven kindje in de procedure. Als je een selectiegesprek voert doe het dan goed. Ik hoor van sollicitanten soms vreemde verhalen. Een kleine bloemlezing:
‘Ik stond na een half uur weer buiten.’
‘De selecteur was helemaal niet voorbereid, had mijn CV niet bij de hand, mijn brief niet gelezen…’
‘Er was geen tijd om vragen te stellen, ik mocht alleen maar antwoorden geven.’
‘De selecteur had niet echt veel beeld bij de vacature en kon mijn vragen niet beantwoorden.’
‘Ik was er ruim op tijd, maar we begonnen pas na een half uur met het gesprek.’
‘Ik wist niet wat me overkwam, ik zat ineens tegenover een commissie van 8 personen….’
‘De selecteur was eigenlijk erg onaardig en onbeleefd. Hij onderbrak me steeds en het leek wel of hij na een paar minuten al zijn oordeel had opgemaakt. Ik had het gevoel dat het niets meer uitmaakte wat ik zei.’
‘De vacature waarvoor ik kwam was al ingevuld. Dat bleek tijdens het gesprek. Toen kwamen ze ineens met een andere functie, ver onder mijn niveau.’
Een goed selectiegesprek voeren kun je net als ieder professioneel gesprek leren. Je kunt het ook goed voorbereiden. Bij voorkeur houd je het niet bij één gesprek, maar doe je er meer. Doe een gesprek bij voorkeur met twee personen: dat geeft je de kans om meerdere oordelen te vormen over de zelfde kandidaat. Als je meerdere gesprekken inbouwt in je procedure, spreek dan van te voren goed af met elkaar waarop je selecteert. Doet iedereen hetzelfde in elk gesprek of verdeel je de gesprekken op basis van competenties bij voorbeeld?
Een goede verdeling is: één gesprek voeren volgens de STAR methode en een ander gesprek meer gericht op de persoonlijke match, vakinhoudelijke kwesties en motivatie en CV.
Geef de sollicitant ruimte om zichzelf te laten zien in je selectieprocedure, niet alleen via een vraag- en antwoordspel, maar ook door hem of haar de kans te geven jou en je bedrijf te leren kennen. Je neemt immers een mens aan, geen machine en die mens moet binnen de cultuur van je organisatie passen en binnen een bestaand team. Realiseer je tenslotte dat je met elk gesprek zelf een visitekaartje van je organisatie afgeeft.
7. Zet assessment en andere selectietools zoals games, online tests, praktijkoefeningen op een zinnige manier in
Als je een assessment of een ander aanvullende selectietool wilt inzetten, doe dit bij voorbeeld wanneer je in de voorselectie geen goed beeld hebt gekregen van bepaalde vaardigheden of van het capaciteiten niveau.
Gebruik een assessment vooral als aanvulling op je eigen beeld en niet om te kiezen tussen twee heel verschillende types die eigenlijk meer een aanvulling op elkaar zijn dan vergelijkbaar. Bedenk liever van te voren welk type het beste past in de vacature.
Zorg dat je de assessor goed informeert en bijpraat over de vacature, de eisen, het team, et cetera. Last but not least: wees transparant in je communicatie naar zowel de assessor als de kandidaat. Geef aan alle partijen duidelijk aan wat de status van het assessment of de test is in de selectieprocedure, hoe er met de resultaten wordt omgegaan en wie wanneer geïnformeerd wordt.
Gratis E-boek downloaden
Vind je het interessant om meer te lezen over de STAR? In een 26 pagina’s tellend E-boek beschrijven wij onder meer uitgebreider de elementen van de STAR methode, het principe van ‘gedrag voorspelt gedrag’, we geven een korte uitleg over wat competenties zijn, hoe je beoordelingsfouten kunt vermijden met ORCWE, wat de opbouw van het STAR interview is en we beschrijven het soort vragen dat je daarin moet stellen.
Aanvragen gratis E-boek STAR methodiek
Wil je meer informatie?
Ben je benieuwd naar de meerwaarde van assessment in een selectieprocedure, of heb je behoefte aan iemand om mee van gedachten te wisselen over het ontwikkelen van een (nieuwe) selectieprocedure voor je afdeling of organisatie? Neem dan contact op voor een vrijblijvend oriënterend gesprek.
Mariëlle Damoiseaux, 24 april 2016
Contact
Heb je nog vragen? Neem dan vrijblijvend contact op met ons. Wij zijn bereikbaar op 024 397 8892
Een mail sturen kan ook: info@md-act.nl
MD-act biedt trainingen en coaching door heel Nederland.
