Feedback (terugkoppeling) is de informatie die je krijgt over je vorderingen ten aanzien van een doel. Een CV ketel krijgt terugkoppeling via de thermostaat of er nog meer warmte geproduceerd moet worden of dat het doel, een bepaalde kamer temperatuur, al bereikt is. Als je op de fiets rijdt en de bocht in stuurt, kijk je wat het resultaat is (feedback) en daar pas je jouw stuuracties op aan.
Feedback kan je helpen je prestaties te verbeteren
Feedback heb je nodig om richting je doel te sturen. Het is een leerproces:
- Wat is je doel?
- Hoe verloopt de progressie richting je doel?
- Welke actie is verder nodig om je doel te bereiken?
Ik reed een keer op een motor waarbij de zon mij zo recht in de ogen scheen dat ik totaal verblind werd. Ik kon wel sturen en remmen, ik zag alleen niet hoe weg de liep. Ook in het donker zonder verlichting, ontbreekt het aan de juiste feedback. Ik beheers de vaardigheden van gas geven, remmen en sturen. Maar als ik niet weet waarnaartoe en wanneer heb ik er niks aan. Terugkoppeling is nuttig om je prestaties te verbeteren en je doelen te bereiken. Maar hoe zorg je dat de feedback ook goed aankomt, zonder dat de ontvanger verblind wordt?
Ik zat bij een lezing. De spreker deed duidelijk zijn best. Inhoudelijk was het geen slecht verhaal, maar ik merkte dat ik veel moeite moest doen om mijn aandacht erbij te houden. Toen ik om me heen keek, dacht ik aan de anderen te zien dat ik niet de enige was.
Ik kende de spreker, die betrekkelijk nieuw was in zijn functie. Met goede bedoelingen besloot ik hem constructieve feedback te geven. Een paar dagen later kwam ik hem tegen en moest iets anders met hem bespreken. Terloops vertelde ik dat ik bij de lezing was en dat ik het een goed verhaal vond, maar dat de lezing naar mijn idee wel beter kon. En dat ik hem daar wel wat tips voor kon geven. Daar had hij nu geen tijd voor maar een andere keer graag, zei hij. Bij een volgende gelegenheid wimpelde hij mijn goed bedoelde poging hem te helpen opnieuw af.
Feedback kan worden ervaren als negatief bedoelde kritiek
Feedback die iemand niet wil of kan horen, komt niet aan. Is het dan beter om maar niks te zeggen om de relatie niet te schaden? Mensen voelen zich snel beoordeeld en afgekeurd. Die kans is nog groter bij ongevraagde, negatieve terugkoppeling.
Toen ik de bovenbeschreven situatie analyseerde en me afvroeg wat ik nu anders kon doen (na eerst die ander in gedachten van alles verweten te hebben) kwam ik op een 7 tal aandachtspunten die mij helpen om het een volgende keer beter te doen. In plaats van de ander te verwijten leek het me zinniger om te kijken wat ik anders kan doen.
Tips feedback geven: zeven aandachtspunten
Mensen horen in principe graag informatie die ze helpt om hun functioneren in de toekomst te verbeteren. Maar hoe zeg je dat op een manier dat het inderdaad verwelkomd wordt?
Wees Positief
Positieve feedback komt beter en sneller aan dan negatieve. Het is leuker om te krijgen en fijner om te geven. De oren van mensen zullen eerder openen. De relatie zal er door verbeteren. De kans dat de feedback binnenkomt en niet als ‘ongeopende brief in de papierbak komt’ is veel groter.
Dat positieve terugkoppeling beter werkt, is aangetoond zowel in werksituaties als privésituaties. Mensen zullen er eerder van in beweging komen. Ze krijgen erkenning als persoon. En dat doet wonderen. Maar hoe zeg je dat, zonder de waarheid geweld aan te doen? Het glas is halfleeg en ook halfvol, Beide is waar. De keuze is aan ons.
Tegen iemand die te laat is zou je kunnen zeggen, dat je het erg fijn zou vinden als die persoon de volgende keer op tijd is.
In de bovenbeschreven situatie had ik kunnen zeggen dat ik het verhaal goed vond en zag dat hij echt zijn best deed om een goede presentatie neer te zetten. Ik zag dat er aantal mensen geboeid zaten te luisteren. Maar ik zag ook een aantal mensen die bij de voorbeelden andere dingen begonnen te doen.
Laatst zei ik tegen een goede vriend dat hij naar zweet rook. Kan ik dat ook op een positieve manier zeggen? Soms is negatieve feedback niet te vermijden. Maar zorg dat je veel vaker positieve terugkoppeling geeft dan negatieve. Ondanks een negatieve boodschap kan de manier waarop je het zegt het verschil maken: je gezichtsuitdrukking, intonatie en andere non-verbale uitingen kunnen vriendelijke betrokkenheid en aanvaarding uitstralen.
Beschrijf concreet gedrag en de situatie
Een valkuil bij feedback geven is dat het te algemeen is. Hoe concreter hoe beter. Het gaat erom dat die ander er iets van kan leren en er iets aan kan veranderen. Dat kan alleen als ik als feedbackgever precies benoem welk gedrag ik zag en wat het effect daarvan was op mij (en op mijn omgeving).
Dus niet: je had geen contact met de zaal (wat kan hij daar mee?), maar : “toen je vertelde over het gesprek aan de keukentafel verloor ik mijn aandacht. Voor mij was het te lang”. Houdt het bij waarneembaar gedrag, zonder interpretaties waarom iemand iets doet. Dat weet je meestal niet en je hebt het dus misschien verkeerd.
Niet beschuldigend en veroordelend
Veroordelen is zaken beschrijven in goed en fout. Wat jij deed was fout. Jij kan niet goed presenteren. Jij bent lui. Deze tip ligt in het verlengde van de vorige, maar benoem ik hier omdat de veroordeling er snel insluipt. Het is een soort conclusie die niet stimuleert om te leren of te veranderen. Na een veroordeling zal bijna zeker verdediging en afstand optreden. Of er ontstaat strijd. En dat maakt dat de feedback niet aankomt. Dat is jammer.
De veroordeling zit voor een groot gedeelte in de toon waarmee je iets zegt. Klinkt er verwijt in door, of is het neutraal en met mededogen?
Veroordelen kan een prettig gevoel geven. Het lijkt erop als we iemand afkeuren, dat wij erboven staan en het wel weten. De beste stuurlui staan aan wal. Kijk maar naar de miljoenen ‘coaches’ van het Nederlands elftal, thuis op de bank.
Bescheidenheid werkt vaak goed voor feedbackgevers.
Waarom geef je Feedback
Misschien wel de belangrijkste tip is om oprecht bij jezelf te onderzoeken waarom je feedback geeft. Met welke intentie zeg je iets over het gedrag van de ander? Kom je op voor een gemeenschappelijk doel? Wil je graag de samenwerking verbeteren? Wil je het gedrag van de ander veranderen? Heb je een verzoek aan de ander? Of ben je geïrriteerd en wil je de ander daar verantwoordelijk voor houden? Het kan ook dat je merkt bij jezelf dat je graag zelf gehoord wil worden of zelf erkenning wilt voor je expertise. (we zijn allemaal maar mensen, toch?). Als je dat bemerkt is het goed om je feedback te heroverwegen.
“Ik wil graag dat ik je kan vertrouwen en je de gemaakte afspraken nakomt, zonder dat ik daar de hele tijd achteraan moet lopen.”
Afgestemd op de ontvanger
De ontvanger van de Feedback bepaalt of deze aankomt. Je zult dus in je feedback in grote mate rekening moeten houden met wat de ontvanger nodig heeft om jouw bericht in goede orde te ontvangen. Zowel wat betreft de inhoud, timing, plaats en manier waarop je de feedback geeft.
Zo werkt feedback het beste op een rustige plek, zonder teveel afleiding en onder vier ogen. Dus niet ten overstaan van een vergadering waar iemand zich eerder vernederd kan voelen, met afwerende reacties als gevolg.
Realiseer je dat de ander iemand anders is en waarschijnlijk andere verwachtingen, doelen en behoeftes heeft dan jij. En waarschijnlijk ook andere waarnemingen van dezelfde situatie heeft. Jouw waarnemingen zijn niet perse meer waar dan van de ander. Je kunt jouw waarnemingen er wel naast zetten. Twee weten en zien meer dan een.
Toekomstgericht
Het verleden kan je niet veranderen. Dat is gebeurd. Je feedback kan je daarom beter richten op wat er een volgende keer beter zou kunnen. Dat is meer uitnodigend.
“Zou je morgenochtend tien minuten eerder kunnen komen zodat ik de dienst goed aan je kan overdragen?”
Met een vraag
Ben je geïnteresseerd in de zienswijze van de ander? Of is de terugkoppeling alleen een mededeling? Heb je het idee dat jij de waarheid weet?
Wanneer je de feedback combineert met een vraag, nodigt dit meer uit tot gesprek. Vaak leert de feedbackgever dan dat er ook andere zienswijzen zijn.
Hoe kijk jij terug op je presentatie? Waar ben je tevreden over? Wat wilde je bereiken?
Zo maar kans dat de ander aangeeft wat hij zelf beter wil leren. Zelf bedachte doelen en oplossingen werken immers meestal het beste.
Goed feedback geven: het is best een klus…
Als je de blog Tips feedback geven leest denk je misschien: Pff, dat is een gedoe, feedback geven. Dat dacht ik tenminste wel toen ik het op een rijtje zette. Het toepassen van deze tips vraagt zelfbeheersing en empathie. Daar staat tegenover dat het toepassen van deze tips je een hoop gedoe kan besparen. Het levert je betere relaties op en doelen die beter en plezieriger gehaald kunnen worden. De keus is aan jou.
Behoefte aan training of advies?
Wil je beter leren feedback geven of ontvangen? Kijk dan eens hier: training feedback geven en ontvangen
Sander Dorgelo, 7 april 2017
Contact
Heb je nog vragen? Neem dan vrijblijvend contact op met ons. Wij zijn bereikbaar op 024 397 8892
Een mail sturen kan ook: info@md-act.nl
MD-act biedt trainingen en coaching door heel Nederland.
