Communicatie: beter leren communiceren en luisteren

De kwaliteit van de communicatie bepaalt in hoge mate de kwaliteit van de relaties en de samenwerking. Hoe beter we communiceren en luisteren, des te beter zal de relatie zijn en des te soepeler en efficiënter zal de samenwerking verlopen.

Want:
…. excellent teamwork kan in een team alleen ontstaan, als je de verschillende visies en ideeën goed met elkaar kunt bespreken.

…. medewerkers zullen alleen dan ‘ja’ zeggen, en ook echt ‘ja’ wanneer je als leidinggevende weerstand niet ‘wegmoffelt’, maar deze open met je medewerkers bespreek .

…. Die nieuwe opdracht is alleen voor jou wanneer je op cruciale momenten in het gesprek met een potentiële opdrachtgever de juiste toon weet te vinden en handig omgaat met onderliggende emoties.

…. de samenwerking kan alleen optimaal verlopen als je transparant bent in je communicatie en samen het goede gesprek kunt voeren over conflicterende behoeften en verwachtingen.

Oh ja? En wat dan als de ander niet prettig is in de communicatie?

Nu zul je misschien denken: natuurlijk, de communicatie moet goed zijn. Maar hoe kan ik goed communiceren en samenwerken met iemand die ik niet graag mag, of als iemand snel irritatie bij me oproept? Of als iemand mij het gevoel geeft niet het achterste van zijn tong te laten zien, of het achter de ellebogen lijkt te hebben?

Dan zijn dat toch redenen waarom de (samenwerkings)relatie niet al te best is? En dan is beter leren communiceren toch niet de oplossing?

Als je dat denkt, heb je misschien helemaal gelijk. Maar: het is beslist de moeite waard om ook na te denken over wat ten grondslag ligt aan gevoelens en oordelen die bij jou door anderen worden opgeroepen.

Want: hoe komt het dat je iemand niet mag of dat je je aan iemand ergert?

Of: waar komt het gevoel vandaan dat iemand niet het achterste van zijn tong laat zien of dat iemand het achter de ellebogen heeft?

Precies: gevoelens en oordelen worden vaak opgeroepen door de wijze waarop de ander verbaal en non-verbaal met jou communiceert. En diezelfde gevoelens en oordelen zijn weer van invloed op jouw verbale en non-verbale communicatie.

Als je niet positief denkt over iemand, is de kans groot dat de ander dit oppikt uit jouw verbale en non-verbale  signalen. Dit heeft natuurlijk effect op hoe die ander zich voelt en op hoe die over jou denkt. Dat zal vervolgens weer van invloed zijn op zijn of haar communicatie met jou. Op die manier kan een negatieve spiraal ontstaan die je beiden, misschien onbewust en onbedoeld, versterkt en in stand houdt

Zo’n negatieve spiraal gaat ten koste van de kwaliteit van de communicatie. En dit kan vervolgens ten koste gaan van de kwaliteit van de relatie en de samenwerking!

In de communicatie ontstaan gemakkelijk misverstanden en ergernissen

Gelukkig gaat het vaak goed in de communicatie, maar misverstanden en ergernissen zijn zo geboren. Herken je dit?

• Je dacht dat je duidelijk was, maar kennelijk is het niet goed overgekomen.
• Je hebt het al drie keer uitgelegd, maar kennelijk wil de ander je niet echt begrijpen.
• Je bedoelde het goed, maar ze hebben er precies dat uitgepikt waardoor nu gedoe is ontstaan.
• Hoe je het ook zegt, het is ook nooit goed.
• Toen jij een idee inbracht, reageerde niemand, maar toen die ene collega bijna precies hetzelfde voorstelde, vond iedereen het ineens een geweldig idee.
• Het was bedoeld als een grapje, maar nu is die ander toch weer geïrriteerd.

Als je lijkt op de meeste mensen, kun je bovenstaande opsomming waarschijnlijk moeiteloos uitbreiden op basis van je eigen ervaringen met anderen. Maar let op: op ditzelfde moment herkent een ander bovenstaande misverstanden en ergernissen misschien ook. Hierbij denkend aan een gesprek dat hij/zij onlangs heeft gevoerd met jou!

Lees ook Beter leren communiceren: feedback geven

Wat is goede communicatie?

Waarom is goed communiceren soms zo lastig? En wat is een goede communicatie eigenlijk?

Bij met elkaar communiceren gaat het erom dat…

…je meningen, ideeën of feiten aan anderen duidelijk weet te maken. Hierbij maak je gebruik van begrijpelijke en correcte taal (verbaal en non-verbaal). Dat doe je op een manier die de aandacht van je toehoorder vasthoudt. En waarbij je goed op de gesprekspartner afstemt door zijn/haar gevoelens en behoeften waar te nemen en hierop in te gaan.

Het komt erop neer dat je voor de ander duidelijke taal spreekt en dat je weet dat ‘zenden’ alleen zin heeft wanneer de ander echt aandacht heeft voor wat jij te zeggen hebt. En ook dat je, als je signalen krijgt waaruit blijkt dat de ander je niet begrijpt of redenen heeft om niet met aandacht naar je te luisteren, je iets constructiefs doet met die signalen.

Goede communicatie

Kenmerken van een goede communicatie zijn:

• Je gebruikt heldere taal, afgestemd op de ontvanger (denk bijvoorbeeld aan het gebruik van jargon).
• Je formuleert in korte zinnen.
• Je staat niet alleen op ‘zenden’, maar schakelt over op ontvangen als de ander behoefte heeft om iets te zeggen of te vragen.
• Je hebt echte aandacht voor de ander.
• Je laat de ander uitpraten.
• Je stelt vragen om de ander goed te begrijpen.
• Je gaat in op non-verbale signalen.
• Je vat geregeld samen om te checken of je de ander goed begrepen hebt.
• Als de ander het niet met je eens is, onderzoek je zijn bezwaren in plaats van de ander te overtuigen dat jij gelijk hebt.
• Als je begrijpt wat de bezwaren zijn tegen jouw idee of mening, geef je daarop afgestemd zo nodig aanvullende informatie.
• De ander bepaalt of hij (alsnog) jouw idee of mening overneemt. Zelfs (…) als je leidinggevende bent, ga jij niet over hoe een ander over zaken denkt.

Je ziet het, goede communicatie is veel meer dan alleen goed zenden. Goede communicatie wordt in veel gevallen zelfs meer gekenmerkt door echte aandacht voor de behoeften. En door respectvol ingaan op de inbreng en behoefte van de ander.

Het is meestal het gebrek aan echte aandacht voor de inbreng en behoeften van de ander waardoor de communicatie op de werkvloer en thuis vaak zo moeizaam verloopt.

Behoefte aan tips om beter te leren communiceren?

Wil je concrete tips en ideeën om beter te leren communiceren? Als je hieronder doorklikt, kun je niet alleen tips en suggesties aanvragen om beter te leren communiceren en luisteren, maar ook tips waarmee je je klantgerichtheid kunt vergroten en kunt werken aan meer overtuigingskracht/impact. Meer dan 40 tips in totaal!

Aanvragen gratis Ontwikkeltips voor beter leren communiceren

Persoonlijke coaching

Overweeg je een-op-een coaching om je communicatieve vaardigheden te versterken? Neem dan contact op voor het maken van een vrijblijvende afspraak met één van onze coaches.

Albert van Veen, 3 februari 2015

Contact