Competenties ontwikkelen: probleemanalyse en besluitvorming

Gerard is 43 jaar. Hij werkt als teammanager in een technisch bedrijf. Door zijn leidinggevende is hij naar mij verwezen omdat hij “te oplossingsgericht” is… Hij zou de competenties probleemanalyse en besluitvorming beter moeten ontwikkelen.

In ons kennismakingsgesprek verwoordt Gerard het zelf als volgt:

“Ik ben pragmatisch ingesteld, een echte doener. Als ik een besluit moet nemen doe ik dat het liefste snel. Maar, ik merk – en niet alleen ik, dat ziet mijn leidinggevende ook – dat ik daardoor nog wel eens dingen over het hoofd zie. Ik ben dan té snel en oplossingsgericht. Mijn analyse kan beter, blijkt soms achteraf. Maar ik ben nou eenmaal resultaatgericht. Als ik met een probleem geconfronteerd word, heb ik de neiging om gewoon snel in oplossingen te denken en dan is het alsof ik door een rietje kijk… Dan zie ik nog maar één weg die naar Rome leidt!”

Als teammanager moet Gerard vaak beslissingen nemen, ook onder tijdsdruk. Het is dus zeker een kwaliteit van hem dat hij niet bang is om een besluit te nemen. Hij is goed in staat om hoofd- en bijzaken te scheiden, krijgt snel overzicht over complexe situaties en is een snelle denker. Dat vindt zijn leidinggevende ook. Echter, in een aantal gevallen kan die snelheid verkeerd uitpakken. Met name bij meer complexe vraagstukken waar hij met meerdere afdelingen of collega’s te maken heeft, waarbij het vraagstuk dus het niveau van zijn eigen team overschrijdt. Ook als de gevolgen van een beslissing een langdurige impact hebben of als er hoge kosten mee gemoeid zijn.

Gerard heeft al een paar keer achteraf gemerkt dat hij belangrijke elementen over het hoofd heeft gezien in de analyse van een vraagstuk. Dan blijkt dat er meer oplossingsrichtingen mogelijk waren dan de richting die hij gekozen heeft. Met meer aandacht voor een goede analyse zou hij zeker tot betere oplossingen komen, denkt hij en dat vindt zijn leidinggevende ook.

Gerard kijkt een beetje sip als hij mij over zijn vraag vertelt. Hij wil wel graag leren beter te analyseren, maar of dat echt zal lukken? Met zíjn temperament …?

Kijken naar wat wel werkt: de positieve bril

Om Gerard te helpen bij het verder ontwikkelen van de competentie probleemanalyse, is een eerste stap die we zetten: kijken naar de situaties waarin Gerard wél tot een goede analyse komt. Het is immers niet zo dat hij nooit passende oplossingen verzint. Sterker nog, vaak heeft hij hele goede ideeën. Met zijn dadendrang, durf en zijn kritische geest komt hij regelmatig tot een goede beslissing en aanpak van een vraagstuk.

Ik vraag Gerard of hij voorbeelden kan noemen van situaties waarin hij tot een goede en doordachte analyse is gekomen. Wat waren de kenmerken van die situaties, wil ik weten en hoe is hij te werk gegaan? Dat vindt hij een interessante vraag en de opbrengst ervan is groot. Als we erbij stilstaan, blijkt dat Gerard goed kan benoemen wat hem helpt om in bepaalde situaties juist tot een goede en scherpe probleemanalyse te komen. Hij noemt de volgende voorbeelden:

• Focus op het vraagstuk en tijd nemen
  Gerard ervaart dat hij beslissingen vaak onder tijdsdruk neemt. Die tijdsdruk ontstaat door de combinatie van een volle agenda met vragen of problemen die tussendoor bij hem gemeld worden. Zodra de tijdsdruk de overhand krijgt, gaat hij door ‘een rietje’ kijken. Wat hij ervaren heeft is dat hij in sommige situaties die tijdsdruk bij zichzelf actief weghaalt. Dat doet hij bij voorbeeld door niet te beloven dat hij direct op een vraagstuk terugkomt, maar ‘de volgende dag of week’ al naargelang het onderwerp. Dan kan hij alle beschikbare informatie op een rij zetten en rustig kijken naar wat er nog ontbreekt om tot een goed beeld te komen. Het helpt enorm om tijd in te ruimen om ‘er even voor te gaan zitten’, heeft hij gemerkt.
• Collega’s of medewerkers betrekken
  Als hij met een probleem of vraag zit, heeft Gerard vaak de neiging om er eerst zelf een oplossing voor te bedenken. Dat maakt dat hij snel in één bepaalde richting denkt. Hij heeft echter ook ervaren dat zijn analyse behoorlijk verbetert, zodra hij collega’s of eigen medewerkers betrekt, al was het maar om even zijn vraag voor te leggen en te sparren.
• Op papier zetten
  Een bekende en beproefde methode voor Gerard om zijn analyse goed te doen is om een probleem of vraagstuk op papier te zetten, niet in een uitgebreide notitie, maar gewoon op het whiteboard op zijn kamer. Hij heeft gemerkt dat het zichtbaar maken van een vraag letterlijk zijn blik verruimt.
• Een andere omgeving opzoeken
  Gerard merkt op dat het hem kan helpen om bij een ingewikkeld vraagstuk afstand te nemen, in tijd of in ruimte. Bij voorbeeld als hij gaat hardlopen. Als hij door de bossen loopt, merkt hij dat hij achteraf vaak ineens weer andere ideeën heeft over een vraag of probleem.
• Zijn vraagstuk uitleggen aan een niet betrokken en ondeskundige buitenstaander
  Gerard heeft ervaren dat als hij een vraagstuk aan zijn hardloopmaatje uitlegt, dit vaak tot verrassende inzichten leidt. Dat komt hierdoor; zijn hardloopmaatje is niet werkzaam in de techniek en hij geeft ook geen leiding. Als Gerard hem een vraagstuk voorlegt, stelt zijn loopmaatje hem vragen die hij zelf niet bedacht had. De dingen die Gerard als vanzelfsprekend beschouwt zijn voor zijn hardloopmaatje helemaal niet zo gewoon of ‘logisch’. Door met zijn maatje erover te spreken, wordt Gerard zich bewust van de voor hem geijkte patronen in zijn denken. Hij merkt dan ook wanneer hij de neiging heeft om op een specifieke oplossing af te stevenen (het rietje) en kan sneller de breedte opzoeken in zijn analyse.

“Hoe simpel kan het zijn?” Verzucht Gerard nadat we op deze manier hebben gekeken naar wat wel werkt voor hem. “Dan moet ik dit dus gewoon vaker doen!”

De competentie probleemanalyse: eerst denken, dan pas doen

Met zijn dadendrang en snelheid wil Gerard nu natuurlijk meteen een plan maken om de komende weken zijn analysevaardigheden te trainen. We spreken af dat hij dat nog even niet zal doen en de komende week eerst de tijd neemt om te onderzoeken of er nog andere punten zijn die hem kunnen helpen om zijn analytische vaardigheden beter in te zetten. Daartoe zal hij zijn vraag nog eens voorleggen aan een aantal anderen, waaronder zijn loopmaatje en zijn leidinggevende.

Na een week komen we erop terug; het blijkt dat Gerard zijn week goed heeft kunnen gebruiken. Zo blijkt in een gesprek met zijn leidinggevende dat de tijdsdruk die hij vaak voelt lang niet altijd nodig is. Zijn leidinggevende heeft zich in het gesprek met Gerard gerealiseerd dat niet Gerard, maar hijzelf die druk soms onnodig overbrengt. Ze hebben samen afgesproken om in de toekomst hier explicieter met elkaar afspraken over te maken. Ook dat helpt Gerard.

Het loopmaatje brengt Gerard op het idee om bij een volgend vraagstuk of probleem eerst de vraag te stellen: is dit wel een probleem dat ík moet oplossen? Het blijkt namelijk dat Gerard vaak ‘apen’ op zijn schouder neemt, die daar eigenlijk niet horen. Door eerst pas op de plaats te maken en zich de vraag te stellen: Is dit echt een vraag voor mij? verwacht Gerard de komende tijd een aantal vraagstukken van zijn bordje te kunnen vegen.

Actieplan

We besluiten met een actieplan: Gerard zet voor zichzelf op een rij wat wat hem betreft gemakkelijke en realistische acties zijn die hij de komende tijd kan ondernemen en die hem helpen om zijn analyse te verbeteren voordat hij tot besluitvorming overgaat Dat plan legt hij voor zichzelf vast op een A4.

Dit plan bespreekt hij met zijn leidinggevende en een collega. Hun feedback verwerkt hij in het plan. Eenmaal per week evalueert hij voor zichzelf of hij zich aan zijn voornemens houdt en wat dat hem oplevert.

Na drie maanden spreek ik Gerard nog een keer, samen met zijn leidinggevende. We maken de balans op. Wat blijkt: wat Gerard en zijn leidinggevende betreft is er absoluut voortgang geboekt. Gerard neemt veel vaker de gelegenheid om zich door anderen te laten inspireren en voeden als het gaat om het zoeken naar oorzaken en oplossingen van problemen, voor hij een besluit neemt. Gerard ervaart minder tijdsdruk en beiden vinden dat zijn analyses kwalitatief sterk verbeterd zijn. Daarnaast valt het zijn leidinggevende op dat Gerard rustiger reageert op vraagstukken. Hij is minder ‘gestresst’ eronder en hij delegeert meer aan zijn medewerkers.

Competenties ontwikkelen met een coach

Ook benieuwd hoe je je op een of meerdere competenties kunt ontwikkelen? Neem dan gerust contact op voor een vrijblijvende kennismaking met een van onze coaches.

Mariëlle Damoiseaux, 19 juni 2016

Contact

Gerelateerd artikel

Tips tegen werkstress

Herken je dat je in je werk veel tijdsdruk ervaart en dat stilstaan bij wat echt belangrijk is niet goed lukt? Een van onze blogs gaat over stress verminderen en anders met je tijd en prioriteiten omgaan: tips tegen stress