Samenwerking verbeteren: ruis aanpakken door effectief communiceren

In de kern zijn wij sociale wezens die graag samen met andere mensen dingen willen doen. Dit succesvol doen vraagt om effectief communiceren. Voor een effectieve communicatie zijn alle betrokkenen verantwoordelijk. Gelukkig gaat dit vaak goed en is de samenwerking verbeteren geen thema. We beleven dan veel plezier met elkaar en boeken zo successen in onze samenwerking.

Hier staat tegenover dat het ook weleens misgaat. Dit is dan vaak het gevolg van het feit dat geen sprake is geweest van een effectieve communicatie. Met als gevolg wrijvingen of verstoringen.

In deze korte blog willen we één van deze verstoringen belichten en een paar handreikingen geven om deze verstoringen op te heffen.

Waarnemen zonder oordeel, kan dat?

We vragen dit weleens aan trainingsgroepen of coachees en hebben nog nooit “ja” als antwoord gekregen. En ook wij kunnen deze vraag niet bevestigend beantwoorden. Daar is volgens ons ook helemaal niets mis mee. We moeten de wereld om ons heen namelijk wel beoordelen (waarnemen + betekenis geven) om steeds in te kunnen schatten hoe we ermee kunnen en willen omgaan.

Het wordt pas echt interessant als we betekenis geven aan het gedrag van anderen. Bijvoorbeeld: hij zit te gapen, dus hij vindt mijn presentatie niet boeiend of zij laat mij niet uitpraten, dus ze is niet geïnteresseerd in mijn verhaal.

We geven dus de hele dag betekenis aan wat er om ons heen gebeurt, maar voor dit moment willen we onze aandacht richten op de waarneming van teamleden in een team of in andere samenwerkingsgroepen. De vraag is dan hoe het komt, dat samenwerkingsprocessen vaak verstoord worden door de betekenis die we aan het gedrag van anderen geven en hoe we de spanningen kunnen oplossen die hierdoor in het team ontstaan?

Als de betekenissen belemmerende overtuigingen worden

In de praktijk geven we betekenis aan alle gedragingen van anderen. Vervolgens gaan we op zoek naar een kloppende verklaring: het bewijs: “zie je wel dat hij mijn presentatie niet boeiend vindt, want hij blijft maar gapen” of “ik wist wel dat zij niet in mij(n) bijdrage geïnteresseerd is, want nu beweert ze zelfs dat ik me nooit goed voorbereid op onze teamvergaderingen”.

In schema ziet het er zo uit:

Vervolgens zien we vaak dat degene die het `bewijs’ gevonden heeft, op zoek gaat naar bondgenoten in het team: zie jij ook wat ik zie en geef jij er dezelfde verklaring voor? Als dit inderdaad zo is, is het bewijs nog meer geleverd en wordt de betekenis steeds meer een overtuiging.

Het tackelen van onze belemmerende overtuigingen

Effectief communiceren vereist dat wij de betekenis die we geven aan het gedrag van anderen niet zondermeer beschouwen als ‘waar’. Om te voorkomen dat onze interprestaties belemmerende overtuigingen worden en een effectieve communicatie in de weg gaan staan, kunnen we verschillende dingen doen:

Alternatieve verklaringen
Een manier om onze overtuigingen te tackelen, is de betekenis die we aan het gedrag van een ander hebben gegeven, opnieuw tegen het licht te houden. Zijn er misschien ook andere mogelijke verklaringen? Wat is het effect op mijn eigen gedrag als ik de ander zo beoordeel en hoe reageert de ander dan op mij? Hoe zou ik op de ander reageren als ik in een andere verklaring ‘geloof’?

Feedback geven en ontvangen
Een andere, zeer effectieve manier is om met de ander te bespreken hoe je zijn/haar gedrag interpreteert en te checken of dit klopt.

Bij de casus van de collega die jou steeds in de reden valt, zou bijvoorbeeld de volgende feedback kunnen passen: ik hoor dat je me in de reden valt als ik mijn bijdrage wil leveren aan onze vergadering, ik denk/interpreteer dat je mijn bijdrage niet interessant vindt, daar word ik heel onzeker van en ik zou het fijn vinden als je mij laat uitpraten en inhoudelijk op mijn bijdrage reageert. Kun je hier wat mee? En ontvang vervolgens de feedback die je terugkrijgt met open armen.

Accepteer dat de waarheid niet bestaat
Het kan ook heel behulpzaam zijn om te bedenken, dat jouw `waarheid’ (overtuiging) niet meer is dan een waarheid. Met andere woorden: het punt van waaruit je waarneemt, neem je voor waar aan. Als iedereen dit doet, bestaat de waarheid niet en heeft iedereen gelijk. De vraag is dan of je samen bereid bent die verschillende waarheden naast elkaar te leggen en nieuwsgierig te zijn naar hoe de ander het ziet.

Uitgangspunten/aannames hierbij zijn dat*:

• de verzonden boodschap nooit gelijk is aan de ontvangen boodschap;
• we er vaak onbewust -en onterecht- vanuit gaan, dat degene met wie we communiceren dezelfde visie of kijk heeft;
• we ons eigen gedrag vaak beschouwen als reactie op het gedrag van de ander;
• we dus niet meer zien dat ons eigen gedrag problemen geeft of uitlokt;
• dit niet te wijten is aan onszelf of de ander, maar aan het interactiepatroon dat ontstaan is;
• we vaak niet meer kunnen zien hoe de communicatie en interactie feitelijk verloopt.

* Paul Watzlawick, 1979, De pragmatische aspecten van de menselijke communicatie

Onderzoek het interactiepatroon
In vervolg op punt 3 is het ook interessant om het interactiepatroon, dat ondertussen ontstaan is, te onderzoeken vanuit het circulaire perspectief. Dit klinkt moeilijker dan het is. Het gaat er namelijk vooral om dat je samen accepteert, dat in interactiepatronen tussen mensen de oorzaak het gevolg is en het gevolg de oorzaak. Deze zogenaamde circulaire causaliteit bekrachtigt het interactiepatroon: hoe meer … des te en des te … hoe meer …

Bijvoorbeeld: hoe meer jij mij in de reden valt, des te onzekerder ik word en des te onzekerder ik word en ga hakkelen en stotteren of mij terugtrek, hoe meer jij mijn bijdrage niet serieus neemt en dit wijt aan mijn slechte voorbereiding.

Het helpt dus te accepteren, dat het zoeken naar de oorzaak van een interactieprobleem geen oplossing biedt. Dit zoeken zal waarschijnlijk vooral verzanden in een strijd om het eigen gelijk en zal eerder leiden tot de instandhouding van het interactiepatroon dan tot het doorbreken ervan.

Gratis E-boek ‘Conflict op het werk’ aanvragen

Het bespreekbaar maken van wrijving op het werk en het onderzoeken van verstoorde interactiepatronen doet een beroep op je communicatieve vaardigheden. Wij bieden je een gratis E-boek aan waarin we vier communicatieve vaardigheden bespreken die van pas kunnen komen bij het oplossen van conflicten op het werk:

• Actief Luisteren
• De 4 communicatieniveaus
• Feedback geven
• Feedback ontvangen

Het E-boek eindigt met enkele pagina’s praktische tips en oefeningen om zelf te werken aan het versterken van de competenties Communiceren en Luisteren.

Als je hieronder het E-boek aanvraagt en enkele gegevens invult, krijg je het direct per mail toegestuurd.

Aanvragen gratis E-boek Conflict op het werk

Een coach in de arm nemen?

Ben je er nieuwsgierig naar om samen met een van de coaches van MD-act te zoeken naar de interactiepatronen in jouw team, schroom dan niet en neem contact op voor meer informatie of het maken van een vrijblijvende afspraak.

Dick Onvlee, 15 november 2015

Contact