Hoe geef je feedback? 7 tips

In deze blog heb ik 7 tips voor je die je kunt gebruiken bij het geven van feedback. En onderaan deze blog kun je een uitgebreid over feedback geven gratis aanvragen.

Feedback geven: tips

Hieronder geef ik zeven tips waarmee je de kans vergroot dat de feedback die je geeft ook goed aankomt bij de ontvanger.

Feedback geven, tip 1: Geef geen feedback als je geïrriteerd of boos bent

Feedback geven zou altijd moeten leiden tot een goed gesprek. Dat is om verschillende redenen belangrijk:

• Om begrip te kunnen krijgen voor wat je te zeggen hebt.
• Omdat het altijd mogelijk is dat de ander een reëel punt ter verdediging of nuancering in te brengen heeft.
• Wanneer je de relatie goed wilt houden.

Feedback krijgen is voor veel mensen al spannend of vervelend genoeg en mensen hebben vaak de neiging zich te verdedigen. Als je feedback gepaard gaat met boosheid of irritatie, is de kans extra groot dat het uitmondt in gedoe en niet leidt tot waar het je om begonnen was: begrip voor je feedback en de bereidheid van de ander om zijn houding of gedrag aan te passen.

Feedback geven, tip 2: Gebruik een goede gespreksstructuur

Een goede gespreksstructuur gebruiken wanneer je feedback geeft, heeft verschillende voordelen:

• Een goede structuur in het gesprek draagt eraan bij dat je boodschap duidelijk overkomt.
• Tijdens het gesprek geeft een structuur je houvast.
• Bij de voorbereiding helpt het je om na te gaan of je de belangrijkste dingen die je moet zeggen goed op een rijtje hebt.
• Door steeds te kiezen voor dezelfde gespreksstructuur wanneer je feedback geeft, wordt deze steeds vertrouwder en wordt het makkelijker voor je om feedback te geven.

Een voorbeeld van een goede structuur voor het feedbackgesprek is deze:

Eerste stap: Aanleiding
Degene aan wie je feedback gaat geven, heeft daartoe op de een of andere manier aanleiding gegeven. Beschrijf zo objectief mogelijk wat je de ander hebt zien doen, hebt horen zeggen en/of wat de ander achterwege heeft gelaten wat voor jou de aanleiding is geweest om de ander aan te spreken.

Hoe feitelijker en objectiever je de aanleiding voor je feedback beschrijft, hoe kleiner de kans dat je bij de ander onnodige weerstand oproept en deze daardoor al in de verdediging schiet.

Tweede stap: De negatieve gevolgen
Leg uit wat volgens jou de negatieve gevolgen zijn geweest van wat de ander heeft gedaan. Bijvoorbeeld dat dat heeft geleid tot minder goede resultaten, irritatie, vertraging van de werkzaamheden, het schaden van jouw vertrouwen et cetera.

Derde stap: Afronden
Tot slot van het gesprek trek je met elkaar conclusies en zo nodig maak je samen ook afspraken. Hierbij is het belangrijk om goed voor ogen te houden dat feedback geven iets anders is dan een correctiegesprek voeren; feedback mag iemand naast zich neerleggen.

Feedback geven, tip 3: Geef pas je de feitelijke feedback (tweede stap) als je het eens bent over de feiten

Je hebt de aanleiding voor je feedback objectief beschreven. Maar de ander heeft een heel andere herinnering aan hoe een en ander is verlopen. Dan heeft het geen zin om op dat moment de ander uitte leggen wat de negatieve gevolgen waren: de ander zal ontkennen dat hij daar aanleiding toe heeft gegeven.

Als het om iets belangrijks gaat, en er zijn ‘bewijzen’ aan te voeren, zul je dat eerst moeten doen. Want: pas als de ander (h)erkent dat hij gehandeld heeft zoals jij dat hebt beschreven, is er een kans dat de ander zich iets zal aantrekken van de door jou benoemde negatieve gevolgen van zijn gedrag.

Feedback geven, tip 4: Geef je feedback zo snel mogelijk na de situatie die de aanleiding is voor de feedback

Hoe eerder je je feedback geeft, hoe kleiner de kans dat de relevante feiten die aanleiding zijn voor je feedback vergeten of ‘vergeten’ kunnen zijn. Daarnaast werkt prompte feedback veel krachtiger dan feedback die als mosterd na de maaltijd komt: Wat? Dat is meer dan 3 weken geleden! En daar kom je nu nog mee…!

Feedback geven, tip 5: Geef je feedback in de vorm van een ik-boodschap

Iemand is niet brutaal, maar iemand heeft iets op een bepaalde manier gezegd of gedaan wat jij als zodanig hebt ervaren. Door iemand ‘brutaal’ te noemen, zeg je dat iemand dat is. Daarmee maak je het ‘groter’ dan nodig is en iemand heeft een aanleiding om in de nietes-stand te gaan staan. Iemand heeft zich wat jou betreft wel zo gedragen. Dat is echt wat anders. Daarbij komt dat het jouw persoonlijke oordeel is. De feedback ontvanger (en ook anderen!) kunnen daar heel anders over denken.

Feedback geven, tip 6: Maak van een feedbackgesprek een dialoog en neem de reacties van de ander heel serieus

Als je geen ruimte laat voor een reactie (een toelichting, het toevoegen van feiten en omstandigheden of een verdediging) roep je bijna automatisch weerstand op. En je vaak niet met zekerheid uitsluiten dat de ander misschien toch een goed punt heeft!! Laat hem/haar uitpraten, vraag door, vat samen en beoordeel dan pas wat voor jou de betekenis is van de reactie. Mogelijk blijft je feedback staan, maar misschien moet/kun je je feedback ook wel aanpassen of zelfs achterwege laten.

Feedback geven, tip 7: Vergeet niet om geregeld complimenten (is ook feedback) te geven

Uit onderzoek blijkt, dat medewerkers meer constructieve feedback zouden willen krijgen op hun functioneren dan nu vaak het geval is. Ze willen weten wat ze beter kunnen doen, maar ze horen natuurlijk ook graag wat ze goed doen.

Wanneer naast opbouwende, kritische feedback ook minstens zo vaak complimenten worden gegeven, heeft deze kritisch-opbouwende feedback veel positieve effecten op medewerkers, teams en organisaties.

Feedbackgesprek net even wat anders dan een correctiegesprek

De hierboven beschreven feedbackregels zijn ook goed te gebruiken voor het voeren van correctiegesprekken. Maar omdat een correctiegesprek niet helemaal hetzelfde is als een feedbackgesprek, zijn er een paar dingen waar je rekening mee wilt houden. Wil je daar meer over weten? Zie de blog Waarom de feedbackregels onvoldoende zijn bij correctiegesprekken

Wil je nog meer informatie over feedback geven?

Wij hebben een artikel geschreven waarin we uitgebreid ingaan op de kunst van feedback geven. Dit artikel kun je hieronder gratis aanvragen.

Het artikel kan behulpzaam zijn wanneer je met je team -als teamlid of als leidinggevende- bezig bent om elkaar meer aan te spreken. Als je enkele gegevens invult en het artikel aanvraagt, krijg je:

• Een praktisch gespreksmodel
• Bestaande uit eenvoudige onderdelen
• Die je stap voor stap kunt toepassen
• Waarmee de kans dat de feedback als constructief wordt ervaren, groter wordt
• En de kans toeneemt dat je team en organisatie gaan profiteren van de positieve effecten van feedback.

Aanvragen gratis artikel feedback geven

Feedback leren geven: individuele coaching of een training

Als je beter zou willen leren feedback geven, bijvoorbeeld omdat je wilt leren om uit welles-nietes achtige gesprekken te blijven, of omdat je wilt voorkomen dat je je door emoties laat meeslepen, is het de moeite waard om een of enkele coaching sessies te overwegen. Individuele coaching heeft het voordeel dat precies kan worden aangesloten op jouw behoefte. Ook kun je tijdens de sessies zo intensief als je zelf wilt oefenen met de coach of met een professionele trainingsacteur. Tussen de sessies door kun je oefenen in de praktijk. Je ervaringen leveren dan weer input op voor een volgende sessie.

Een maatwerktraining is een goede optie wanneer je met je team wilt leren om elkaar beter en vaker feedback te gaan geven. Op basis van een intakegesprek met (een deel van) het team kunnen wij een maatwerktraining feedback geven voor jullie maken.

Zie ook onze eendaagse Training Feedback geven en ontvangen

Albert van Veen, 2 september 2015

Contact