Vergaderingen leiden: de kunst van effectief vergaderingen

Vergaderingen leiden is een lastige klus. Dat blijkt uit het feit dat vergaderingen vaak niet positief worden gewaardeerd. Veel vergaderingen verlopen rommelig. Vaak is maar een deel actief betrokken. Afspraken lijken soms uit de lucht te komen vallen en gemaakte afspraken worden soms niet of maar ten dele nagekomen.

Om vergaderingen goed te laten verlopen, moet er zodanig sturing gegeven worden aan het gesprek en het groepsproces, dat er rust en structuur is en dat iedereen betrokken en actief meedoet. Het resultaat moet zijn dat deelnemers de vergadering goed geïnformeerd verlaten en dat de gemaakte afspraken kunnen rekenen op voldoende draagvlak.

In deze blog beschrijf ik tips en suggesties om dat voor elkaar te kunnen krijgen.

Vergaderingen leiden: sturen op inhoud, procedure en proces

Om een vergadering prettig en efficiënt te laten verlopen, zijn er drie niveaus in de communicatie waaraan tijdens een vergadering aandacht besteed moet worden: de inhoud, de procedure en het proces. Als de communicatie op een of meerdere van deze niveaus niet goed verloopt, is de kans groot dat dit ten koste gaat van de sfeer en kwaliteit. Hieronder worden de drie niveaus besproken en wordt ingegaan op wat je kunt doen om deze niveaus ‘goed te verzorgen’.

Effectief vergaderen: inhoudsniveau

Bij het inhoudsniveau gaat het om het onderwerp van gesprek. Het gaat hier om zaken als: waar gaat de discussie over? Wat zijn de argumenten die worden aangevoerd om iets niet of wel te willen? Wat bedoelt Henk nu precies wanneer hij zegt dat……? Verwarring op inhoudsniveau ontstaat wanneer sprekers elkaar niet goed begrijpen. Dit kan het geval zijn wanneer iemand woorden gebruikt die onbekend zijn of wanneer wat gezegd is, verkeerd wordt geïnterpreteerd.

Verwarring op inhoudsniveau, of een kwalitatief slechte discussie of uitwisseling van meningen en opvattingen, kan ook het gevolg zijn van het feit dat mensen een informatieachterstand hebben. Bijvoorbeeld omdat het onderwerp onvoldoende bekend is bij iedereen, of omdat mensen zich onvoldoende hebben ingelezen in de stukken.

Om een vergadering op inhoudsniveau goed te laten verlopen, moet aandacht worden besteed aan de verschillende zaken:

De introductie van het vergaderpunt
Wat gaan we bespreken, waarom gaan we dat bespreken en wat is het doel ervan?

De kwaliteit van het gesprek
Tijdens het gesprek moet aandacht worden besteden aan zaken als: heeft iedereen het over hetzelfde?; Is het een goede dialoog, of wordt er bijvoorbeeld langs elkaar heen gepraat?; Is iedereen met voldoende kennis van zaken met elkaar in gesprek?; Is wat gezegd wordt voor iedereen even duidelijk?

Om bovenstaande punten zo goed mogelijk te realiseren, zijn verschillende activiteiten zinvol. Het begint al bij de voorbereiding, dus voordat de vergadering van start gaat. Vanuit de rol van voorzitter gaat het dan om de volgende activiteiten:

• De onderwerpen die aan de orde moeten komen tijdens de vergadering beoordelen op de vraag: welke kennis en informatie is nodig om over dit onderwerp een goed inhoudelijk gesprek te hebben en om op een verantwoorde wijze met elkaar een eventueel besluit te nemen?
• Als deze kennis en informatie nodig is, is deze dan bij iedereen in de groep aanwezig? Zo niet, wat is nodig om ervoor te zorgen dat iedereen, voorafgaand aan of tijdens de vergadering, op de goede ‘vlieghoogte’ komt?
• Voordat het inhoudelijk gesprek in de vergadering over een onderwerp begint, het onderwerp goed introduceren: wat is de reden om dit onderwerp met elkaar (met juist deze aanwezigen) te bespreken? Wat is precies het onderwerp van gesprek? Wat is het doel? Beeldvorming? Gaat het om informatie delen? Gaan we met elkaar een besluit nemen? Wil ik als leidinggevende vooral weten wat er in het team rondom dit onderwerp leeft? Gaan we alleen opties genereren en vindt besluitvorming elders plaats? ….? ….?

Als tijdens de vergadering blijkt dat niet iedereen over hetzelfde praat, deelnemers langs elkaar heen praten waardoor verwarring ontstaat of dat bijvoorbeeld sprake is van onvoldoende kennis van zaken, moet je dit in je rol van voorzitter aan de orde stellen en (samen) oplossen. Dit kun je doen door je waarneming te benoemen: ik heb de indruk dat we het over verschillende dingen hebben. Of: het lijkt erop dat we over “X” meer informatie nodig hebben om goed met elkaar te kunnen beoordelen of de risico’s van “Y” acceptabel zijn.

Pas als de oorzaak van de verstoring op inhoudsniveau is weggenomen, kan er (weer) een goed gesprek worden gevoerd.

Effectief vergaderen: procedureniveau

Bij het procedureniveau gaat het om de vraag: op welke wijze praten we met elkaar over het onderwerp van gesprek? Wat is de bijvoorbeeld de procedure als het gaat om te komen tot besluitvorming? Je zou kunnen zeggen dat het bij het procedureniveau gaat om de spelregels die gehanteerd worden gedurende het overleg.

Het gaat hier dus niet om de inhoud, maar om het ‘hoe’, om de vorm. Hoe worden de besluiten genomen? Wat is de vorm van de bijeenkomst? Wat zijn de formele regels, maar ook: wat zijn hier de geldende informele, ongeschreven regels? Ook het maken en bewaken van de agenda is onderdeel van het procedureniveau. Als het procedureniveau goed is verzorgd, verloopt een vergadering ordentelijk.

Om een vergadering op procedureniveau zo goed mogelijk te laten verlopen, zijn verschillende activiteiten nuttig. Net als het geval is bij het inhoudsniveau, begint het ook hier bij de voorbereiding, dus voordat de vergadering begint.

Ter voorbereiding op de vergadering:

• Nadenken over de vraag: welke onderwerpen vragen welk type procedure-afspraken om de kans op een vruchtbaar overleg te maximaliseren? Een eenvoudig onderwerp, met als doel om de beelden en opvattingen van de deelnemers te verkennen, vraagt een minder strakke regie dan wanneer de groep over een ingewikkeld thema moet komen tot een goede analyse en afspraken met vergaande consequenties of met een hoog afbreukrisico.

Tijdens de vergadering

• Voordat het inhoudelijke gesprek over een nieuw agendapunt gestart wordt, kort aangeven wat de regels op procedureniveau zijn en deze met de deelnemers contracteren. Zo zou je inleiding over de regels op procedureniveau bij een ingewikkeld onderwerp er als volgt uit kunnen zien:
  “Wanneer we probleem “X” gaan bespreken, zal Bert een korte inleiding geven. Daarna gaan we eerst de eventuele vragen beantwoorden. Pas daarna gaan we met elkaar van gedachten wisselen over wat nu precies probleem “X” veroorzaakt.””Om een welles-nietes gesprek te voorkomen, wil ik afspreken dat we elkaars opvattingen en standpunten eerst vragenderwijs verkennen tot we goed begrijpen op basis van welke overwegingen de ander tot zijn standpunt komt. Pas als duidelijk is wat de ander precies bedoelt, kun je daar je eigen idee of mening naast zetten.”Als we elkaars opvattingen en standpunten kennen en begrijpen en in de discussie komen geen nieuwe inzichten en overwegingen op tafel, inventariseren we de potentiële oplossingen, waarna we samen een oplossing kiezen. Hierbij hanteren de simpele regel: de meerderheid beslist.
  Kan iedereen zich hierin vinden?”

Voorbeelden van een simpele procedure-afspraken die tijdens een vergadering gemaakt kunnen worden, zijn:

• Afspreken dat we elkaar uit laten praten.
• Starten met een rondje: wat vindt iedereen van punt A.
• In grotere teams beginnen om in kleine groepjes over een onderwerp in gesprek te gaan. De opbrengsten daarvan gebruiken als input voor het gesprek met het hele team.

Effectief vergaderen: procesniveau

Naast het inhoudsniveau (onderwerp van gesprek) en het procedureniveau (wat zijn de regels die we hanteren bij het gesprek over de inhoud), is altijd sprake van een derde niveau waarop met elkaar gecommuniceerd wordt: het procesniveau.

Op het procesniveau gaat het over vragen als: wat vinden we van elkaar? Wat is de sfeer waarin het gesprek verloopt? Welke emoties spelen een rol? Hoe zijn hier de onderlinge verhoudingen? Wie lijkt het hier voor het zeggen te hebben? Nemen we elkaar serieus? Zijn deelnemers gemotiveerd en betrokken, of vinden ze wat besproken wordt niet zo belangrijk?

Meestal wordt wat we ervaren op procesniveau niet expliciet benoemd: de boodschappen die we op dit niveau hebben, worden vaak non-verbaal gecommuniceerd.

Zo kun je bijvoorbeeld horen of zien dat iemand geïrriteerd is. Of je kunt door de wijze waarop iemand iets tegen een ander zegt het gevoel krijgen dat iemand een ander niet echt serieus neemt. En zo kun je ook ervaren dat de sfeer tijdens de vergadering ontspannen en constructief is, of juist gespannen.

Als op inhouds- en procedureniveau alles in orde is, maar het is voelbaar dat niet iedereen serieus wordt genomen, sommigen onevenredig veel invloed hebben op de besluitvorming of als bijvoorbeeld sprake is van onderhuidse irritaties en spanningen, heeft dat een negatieve invloed op kwaliteit van de vergadering als geheel. Daarom is het van belang om ook de verstoringen op procesniveau niet alleen te signaleren, maar aan te orde te stellen en samen op te lossen voor er weer op een goede manier verder gepraat kan worden over wat er op de agenda staat.

Besluitvormingsstijlen

Heldere afspraken maken over de wijze waarop te nemen besluiten zullen worden genomen (onderdeel van het procedureniveau) is belangrijk. Goede afspraken over de besluitvorming voorkomen dat besluiten uit de lucht komen vallen, het nodige draagvlak ontbreekt of de follow-up niet duidelijk is.

Hieronder kun je een kort artikel gratis aanvragen. Hierin worden vier verschillende besluitvormingsstijlen beschreven. Ook tref je er criteria aan die je kunt gebruiken wanneer je moet bepalen welke besluitvormingsstijl jou in een gegeven situatie het beste lijkt.

Gratis aanvragen Artikel besluitvormingsstijlen

Wil je meer weten over effectief vergaderen? Neem dan contact op met ons.

Albert van Veen, 25 september 2016

Contact