Om een vergadering op procedureniveau zo goed mogelijk te laten verlopen, zijn verschillende activiteiten nuttig. Net als het geval is bij het inhoudsniveau, begint het ook hier bij de voorbereiding, dus voordat de vergadering begint.
Ter voorbereiding op de vergadering
- Nadenken over de vraag: welke onderwerpen vragen welk type procedure-afspraken om de kans op een vruchtbaar overleg te maximaliseren? Een eenvoudig onderwerp, met als doel om de beelden en opvattingen van de deelnemers te verkennen, vraagt een minder strakke regie dan wanneer de groep over een ingewikkeld thema moet komen tot een goede analyse en afspraken met vergaande consequenties of met een hoog afbreukrisico.
Tijdens de vergadering
- Voordat het inhoudelijke gesprek over een nieuw agendapunt gestart wordt, kort aangeven wat de regels op procedureniveau zijn en deze met de deelnemers contracteren. Zo zou je inleiding over de regels op procedureniveau bij een ingewikkeld onderwerp er als volgt uit kunnen zien:
“Wanneer we probleem “X” gaan bespreken, zal Bert een korte inleiding geven. Daarna gaan we eerst de eventuele vragen beantwoorden. Pas daarna gaan we met elkaar van gedachten wisselen over wat nu precies probleem “X” veroorzaakt.
Om een welles-nietes gesprek te voorkomen, wil ik afspreken dat we elkaars opvattingen en standpunten eerst vragenderwijs verkennen tot we goed begrijpen op basis van welke overwegingen de ander tot zijn standpunt komt. Pas als duidelijk is wat de ander precies bedoelt, kun je daar je eigen idee of mening naast zetten.
Als we elkaars opvattingen en standpunten kennen en begrijpen en in de discussie komen geen nieuwe inzichten en overwegingen op tafel, inventariseren we de potentiële oplossingen, waarna we samen een oplossing kiezen. Hierbij hanteren de simpele regel: de meerderheid beslist.
Kan iedereen zich hierin vinden?”
Voorbeeld van een simpele procedure-afspraken die tijdens een vergadering gemaakt kunnen worden zijn:
- Zullen we afspreken dat we elkaar uit laten praten.
- We starten met een rondje: wat vindt iedereen van punt A.
- We gaan eerst in groepjes van drie in 20 minuten minimaal één oplossing bedenken voor probleem B. Daarna licht elk groepje zijn oplossing(en) toe. Vervolgens brengen we de oplossingen in stemming. Pas als een oplossing een 2/3 meerderheid heeft, hebben we een besluit.
Effectief vergaderen: procesniveau
Naast het inhoudsniveau (onderwerp van gesprek) en het procedureniveau (wat zijn de regels die we hanteren bij het gesprek over de inhoud), is altijd sprake van een derde niveau waarop met elkaar gecommuniceerd wordt: het procesniveau.
Op het procesniveau gaat het over vragen als: wat vinden we van elkaar? Wat is de sfeer waarin het gesprek verloopt? Welke emoties spelen een rol? Hoe zijn hier de onderlinge verhoudingen? Wie lijkt het hier voor het zeggen te hebben? Nemen we elkaar serieus? Zijn deelnemers gemotiveerd en betrokken, of vinden ze wat besproken wordt niet zo belangrijk?
Meestal wordt wat we ervaren op procesniveau niet expliciet benoemd: de boodschappen die we op dit niveau hebben, worden vaak non-verbaal gecommuniceerd.
Zo kun je bijvoorbeeld horen of zien dat iemand geïrriteerd is. Of je kunt door de wijze waarop iemand iets tegen een ander zegt het gevoel krijgen dat iemand een ander niet echt serieus neemt. En zo kun je ook ervaren dat de sfeer tijdens de vergadering ontspannen en constructief is, of juist gespannen.
Als op inhouds- en procedureniveau alles in orde is, maar het is voelbaar dat niet iedereen serieus wordt genomen, sommigen onevenredig veel invloed hebben op de besluitvorming of als bijvoorbeeld sprake is van onderhuidse irritaties en spanningen, heeft dat een negatieve invloed op kwaliteit van de vergadering als geheel. Daarom is het van belang om ook de verstoringen op procesniveau niet alleen te signaleren, maar aan te orde te stellen en samen op te lossen voor er weer op een goede manier verder gepraat kan worden over wat er op de agenda staat.
Besluitvormingsstijlen
Heldere afspraken maken over de wijze waarop te nemen besluiten zullen worden genomen (onderdeel van het procedureniveau!) is belangrijk. Goede afspraken over de besluitvorming voorkomen dat besluiten uit de lucht komen vallen, het nodige draagvlak ontbreekt of de follow-up niet duidelijk is. Hieronder kun je een kort artikel gratis aanvragen. Hierin worden vier verschillende besluitvormingsstijlen beschreven. Ook tref je er criteria aan die je kunt gebruiken wanneer je moet bepalen welke besluitvormingsstijl jou in een gegeven situatie het beste lijkt.
Tags: Vergadertechnieken
Het artikel over besluitvormingsstijlen geeft je:
- een beschrijving van vier verschillende besluitvormingsstijlen
- en meerdere overwegingen die je kunnen helpen bij het kiezen voor de beste besluitvormingsstijl in een gegeven situatie.
- Hiermee verklein je de kans dat besluiten uit de lucht komen vallen, of achteraf niet het draagvlak hebben dat nodig is voor een goede uitvoering ervan.
0 reacties