In teams worden veel besluiten genomen en afspraken gemaakt. In de praktijk blijven deze nogal eens lang op actielijstjes staan, of ze worden niet of niet helemaal in lijn met de gemaakt afspraken uitgevoerd. ‘Afspraak is bij ons geen afspraak’ is niet voor niets een veelgehoorde klacht in organisaties.
Hoe kan dit? En hoe creëer je draagvlak voor besluiten die in teams worden genomen?
Waarom is draagvlak creëren zo moeilijk?
Op basis van ruim 30 jaar ervaringen met het begeleiden van teams, geef ik vijf verklaringen voor het feit dat voor besluiten vaak te weinig draagvlak is.
1. De negeer- en overtuigstrategie zijn in vergaderingen vaak dominant
Een eerste oorzaak voor gebrek aan draagvlak heeft te maken met de manier waarop in teams wordt omgegaan met afwijkende standpunten: deze krijgen vaak niet de aandacht die ze verdienen. In plaats daarvan worden ze genegeerd of ze geven aanleiding voor discussies. Doel van de discussie is om de ander te overtuigen. In beide gevallen (negeren of overtuigen) komen de overtuigingen, ervaringen en inzichten waarop de standpunten zijn gebaseerd niet goed op tafel.
Het gevolg is dat vergaderingen vaak een soort verbale arena zijn waarin de meest assertieven en de verbaal sterksten ‘winnen’, zonder dat de anderen daardoor ook per se zijn overtuigd. Ze zwijgen of geven het op.
2. Niet iedereen doet actief mee
Een tweede reden voor gebrek aan draagvlak wordt veroorzaakt door het feit dat aan de meeste vergaderingen maar een beperkt deel van de teamleden actief deelneemt. In veel teams is dit zo gewoon, dat hieraan niet of nauwelijks aandacht wordt besteed.
De kans is groot dat minstens een deel van de ‘stillen’ zich niet eigenaar voelt van de genomen besluiten en zich daarmee niet volledig gecommitteerd voelt aan de uitvoering ervan.
3. Vrij worstelen en impliciete besluitvorming
Veel vergaderingen hebben iets weg van een arena: een deel van de aanwezigen vormt het publiek en een ander deel discussieert, onderbreekt elkaar, zet eigen stokpaardjes in, vormt tijdelijke coalities en raakt soms verhit en geïrriteerd. In de hitte van de strijd lopen analyse en mogelijke oplossingen vaak door elkaar.
Dan kan het zomaar gebeuren dat voor een deel van de teamleden het moment is aangebroken om een besluit te nemen, terwijl een ander deel nog in discussie is. Bijna ongemerkt wordt overgegaan naar een ander punt op de agenda en gaat de discussie vloeiend over van het ene naar het andere onderwerp. Voor een deel van de aanwezigen is duidelijk dat een besluit is genomen, terwijl dit een ander deel is ontgaan.
Omdat er geen tijd wordt genomen om met z’n allen vast te stellen dat er überhaupt een besluit is genomen, laat staan dat er aandacht is besteed aan wie wat doet en wanneer wat door wie wordt opgeleverd, kan er natuurlijk geen sprake zijn van een voor iedereen helder besluit. Dan kan er natuurlijk ook geen sprake zijn van draagvlak.
Een derde reden waarom draagvlak creëren vaak mislukt is dus gelegen in het feit dat besluiten -soms in de hitte van de strijd- vaak impliciet worden genomen.
4. Met de boodschap van zwijgen en aarzelen wordt te weinig gedaan
Een afspraak is pas een echte afspraak als iedereen volmondig ‘ja’ zegt. Mijn ervaring met teams is, dat als er tijdens de besluitvorming aarzeling of terughoudendheid hoorbaar is, of wanneer sommige teamleden zich gewoon niet uitspreken, dit vaak niet als belangrijk signaal van een gebrek aan commitment wordt opgevat, maar wordt genegeerd.
‘Ja’ zeggen (of eenvoudigweg zwijgen) en eigenlijk ‘nee’ bedoelen is een bekend en zo vaak voorkomend fenomeen, dat er een term voor is bedacht: pocket veto. Op tafel ligt de ‘ja’ en in de broekzak zit het veto.
5. ‘Ja’ zeggen tegen een afspraak heeft verder toch geen consequenties
Een vijfde reden waarom het bij gemaakte afspraken vaak ontbreekt aan draagvlak, is het gevolg van het feit dat afspraken vaak onvoldoende worden gehandhaafd. Sommige afspraken blijven lang op een actielijstje staan, andere afspraken worden gemaakt en verdwijnen om daarna geruisloos uit beeld te verdwijnen.
Misschien herken je deze ook: er wordt een afspraak gemaakt en iemand merkt op dat deze zelfde afspraak enige tijd geleden ook al is gemaakt.Het feit dat een afspraak te vaak geen afspraak blijkt te zijn, leidt er in sommige teams zelfs toe dat afgesproken wordt dat iedereen zich vanaf nu gaat houden aan de gemaakte afspraken….
Als te vaak blijkt dat ‘ja’ zeggen in de praktijk betekent dat je helemaal nergens aan vastzit, wordt het steeds makkelijker om ‘niet moeilijk te doen’ en ‘mee te bewegen’, dus maar ‘ja’ te zeggen, met je veto veilig in de broekzak.
Teamtraining: leren om met draagvlak besluiten te nemen
Wij bieden een eendaagse teamtraining waarin je met elkaar leert wat nodig is om besluiten te nemen waar draagvlak voor is. Voor meer informatie zie training draagvlak creëren
Aanbod op maat
Als je de ervaring hebt dat draagvlak creëren in je team soms lastig te realiseren is en daarvoor een oplossing zoekt, kunnen wij je helpen. Wij hebben jarenlange ervaring met het begeleiden van teams.
In een vrijblijvend gesprek kunnen we met elkaar onderzoeken hoe wij jullie kunnen helpen om als team draagvlak voor besluiten te realiseren. Neem voor een vrijblijvende afspraak contact op.
Albert van Veen, 12 juni 2017
Contact
Heb je nog vragen? Neem dan vrijblijvend contact op met ons. Wij zijn bereikbaar op 024 397 8892
Een mail sturen kan ook: info@md-act.nl
MD-act biedt trainingen en coaching door heel Nederland.
Gerelateerd artikel
Hoe creëer je draagvlak? Mensen echt betrekken is belangrijk!
In dit artikel gaat ir. B.J. Crol dieper in op de vraag: hoe creëer je draagvlak voor visie en strategie in organisaties?
