Communicatiestijlen: je communicatieve wendbaarheid vergroten

Je manier van communiceren (je communicatiestijl) is van invloed op hoe je gesprekspartner jou ervaart en beoordeelt. Je communicatiestijl is dus ook van invloed op hoe een ander op jou reageert. Andersom geldt natuurlijk hetzelfde: jouw oordeel over de ander en je reactie zijn niet alleen afhankelijk van wat iemand zegt, maar worden ook beïnvloed door de communicatiestijl van die ander.

Hoe je de communicatiestijl van een ander beoordeelt en waardeert, hangt onder andere af van je eigen communicatiestijl. Lijkt jouw communicatiestijl op die van je gesprekspartner, is de kans groter dat je zijn of haar wijze van communiceren ‘begrijpt’ en prettig vindt. Heeft hij of zij een heel andere stijl van communiceren, is de kans groter dat je je daaraan zou kunnen storen of dat je iemand op basis daarvan bepaalde eigenschappen of intenties toedicht die niet per se positief zijn.

Hoe dat werkt, leg ik in deze blog uit met behulp van het communicatiestijlenmodel. Ook geef ik tips die je helpen om de communicatiestijl van de ander positief te waarderen en om beter aan te sluiten bij wat de ander in de interactie en communicatie prettig vindt.

Communicatiestijlenmodel

In het communicatiestijlenmodel wordt gewerkt met vier verschillende stijlen. Slechts vier stijlen om mensen mee te typeren? Dat is niet veel! We zijn toch allemaal herkenbaar aan onze eigen stijl (persoonlijkheid, manier van optreden)? Wat mij betreft is dat ook waar; we hebben allemaal onze ‘eigenheid’.

Tegelijkertijd is het ook zo dat we, hoewel we ons vaak uniek voelen, in allerlei opzichten veel op anderen lijken. Zo kun je met veel mensen gemeen hebben dat je spontaan bent en makkelijk in de omgang met anderen en kun je vaststellen dat er ook veel mensen zijn die juist met elkaar gemeen hebben dat ze niet zo spontaan zijn en zich wat ongemakkelijk voelen in (vreemd) gezelschap. Of je kunt met veel anderen delen dat je wat ‘strak in je jasje zit’ en moeilijk kunt omgaan met onverwachte situaties, terwijl veel anderen met elkaar delen dat ze juist makkelijk improviseren en kunnen omgaan met nieuwe situaties en onverwachte wendingen.

Zie ook onze training Communicatiestijlen

Twee gedragsdimensies

In het communicatiestijlenmodel wordt gebruik gemaakt van twee gedragsdimensies waarop mensen zich wel degelijk van veel mensen onderscheiden en tegelijkertijd ook op anderen lijken:

• De eerste dimensie heeft betrekking op de mate waarin je in situaties sturing geeft en invloed uitoefent; sommigen zijn in de interactie met anderen van nature meer initiatiefrijk en leidend, waar anderen juist meer afwachtend en volgend zijn.

• De tweede dimensie gaat over de mate waarin je van nature open bent over emoties en persoonlijk in het contact met anderen. Sommigen zijn ‘een open boek’, laten makkelijk emoties zien en delen graag persoonlijke zaken, waar anderen van nature meer gesloten zijn en niet makkelijk tonen hoe ze zich voelen en wat er in hen omgaat.

Gedrag wordt beïnvloed door wie en wat je bent en door de situatie. Iemand die van nature afwachtend is, kan natuurlijk in een bepaalde situatie initiatief nemen en sturing geven. Maar over meerdere situaties heen zal deze man of vrouw vooral gekend worden als afwachtend en volgend. En iemand die van nature persoonlijk is en makkelijk laat zien hoe hij zich voelt, kan in bepaalde situaties een pokerface opzetten en meer afstandelijk zijn. Maar hij zal toch vooral herkenbaar zijn aan zijn spontane en persoonlijke manier van reageren. Ik ben benieuwd of jij dit ook herkent!

De vier communicatiestijlen

Deze vier communicatiestijlen beschrijf ik hieronder kort (voor een uitgebreide beschrijving, zie de blog Communicatiestijlen).

Directieve stijl

Mensen met een directieve stijl zijn in hun communicatie vaak kort, bondig en zakelijk. In hun handelen zijn ze vaak gericht op resultaat. Door hun vaak directieve en stellige manier van praten komen directieven op de meesten zelfverzekerd over.

Als anderen last hebben van directieven, is dat meestal omdat ze ze als autoritair (bazig) en dwingend ervaren.

Expressieve stijl

Veel mensen met een expressieve stijl zijn makkelijke praters. Kenmerkend voor veel expressieven is dat zij nogal aanwezig kunnen zijn. Het zijn ook vaak inspirerende, soms meeslepende mensen. Expressieven worden door veel mensen ervaren als levendig en enthousiast.

Als anderen last hebben van expressieven, is dat omdat ze ze als te druk of overheersend ervaren. Hun enthousiasme kan ervaren worden als onvoldoende afgestemd en drammerig. In de beeldvorming gaat dit soms ten koste van hun senioriteit.

Vriendelijke stijl

Veel mensen met een vriendelijke stijl (ook wel aimabele stijl genoemd) zijn in hun communicatie (natuurlijk) vriendelijk, aardig en vaak bescheiden. In hun handelen zijn zij veel gericht op contact maken, ‘samen’ en een goede onderlinge sfeer. Mensen met deze communicatiestijl worden meestal ervaren als ‘warme’ mensen.

Als anderen last hebben van mensen met de vriendelijke communicatiestijl, is dat omdat ze ze te soft vinden en te veel gericht op het sparen van de kool en de geit. Hun vriendelijkheid kan je het idee geven dat je met deze mensen de oorlog niet gaat winnen.

Beschouwende stijl

Mensen met een beschouwende stijl zijn in hun communicatie beheerst, zorgvuldig, feitelijk en wikkend en wegend. Mensen met een beschouwende stijl (ook wel: nadenkende of analytische stijl genoemd) zijn in hun handelen gericht op het goed doen, het vermijden van fouten.

Als anderen last hebben van beschouwenden, is dat omdat ze je door hun zorgvuldigheid het idee kunnen geven dat ze elk risico willen vermijden en vooral de beren op de weg zien in plaats van de kansen en de mogelijkheden. Ook kunnen anderen last hebben van beschouwenden, omdat ze vaak moeilijk te peilen zijn: wat vinden ze echt van je? Wat gaat er eigenlijk in ze om?

Effectief communiceren: je wendbaarheid vergroten

Effectief communiceren wordt soms gefrustreerd door zelf te ‘stijlvast’ te communiceren met iemand (die dan ongetwijfeld ook stijlvast is), terwijl de verschillen in communicatiestijl er juist (deels) de oorzaak van zijn dat de communicatie zo moeizaam verloopt.

Ter illustratie
Zelf ben je directief. Je houdt ervan om kort, to-the-point en zakelijk te communiceren. Je wilt snel resultaat en bent niet gecharmeerd van prietpraat. Voor een uitgebreid persoonlijk gesprek (“hoe gaat het eigenlijk met je”) sta je niet echt open. En al zeker niet in een zakelijke context.

Je hebt een gesprek met Bram. Bram is een beste kerel, maar je vindt hem ook een beetje ‘soft’. Bram is iemand die een aanloop nodig heeft om ter zake te komen. Terwijl er afspraken moeten worden gemaakt over zakelijke kwesties, kan Bram ook beginnen met een persoonlijk verhaal. Bijvoorbeeld over de problemen met zijn jongste dochter. Prima natuurlijk, maar wat jou betreft niet relevant voor wat op de agenda staat. Als je hierover al uitgebreid in gesprek zou willen met Bram, dan niet tijdens een zakelijk overleg, maar hooguit in een lunchpauze. En eerlijk gezegd vind je het eerder een onderwerp dat Bram zou moeten bespreken in zijn eigen privékring. Niet met jou.

Gesprekken met Bram verlopen vaak wat moeizaam. Zo ook nu. Bram vertelt allerlei zaken die, gezien het onderwerp, wat jou betreft niet perse besproken moeten worden. Jij onderbreekt hem daarom geregeld en stuurt aan op duidelijkheid; je wilt het kort houden. Je zegt dingen als: “dat is niet relevant”, “maar wat wil jij?”, “kun je het kort houden?!” Je bent merkbaar ongeduldig.

Je wilt Bram in de to-the-point stand krijgen. Maar wat jij niet weet, is dat je in de ogen van Bram kortaf en wat geïrriteerd bent. Bram vraagt zich daarom bezorgd af of het relationeel nog wel goed is tussen hem en jou. Bram wil de sfeer redden en voelt natuurlijk ook de druk om ‘snel te leveren’. Het effect op Bram is, dat hij zich daardoor onzeker en ongemakkelijk gaat voelen. Hierdoor krijgt hij zijn gedachten niet meer goed op een rij en komt hij moeilijker uit zijn woorden. Het effect op jou is dat je nog wat ongeduldiger wordt en de druk op Bram verder vergroot. Waardoor Bram….. etc.

Hoewel je de neiging hebt om de druk op Bram te vergroten, is aimabele Bram daar niet bij gebaat. De kans dat hij (ook voor jou) weer optimaal gaat functioneren, is het grootst wanneer hij ervaart dat het persoonlijke contact met jou in orde is en hij meer de ruimte en tijd krijgt om op zijn eigen manier met je te communiceren. Normaliseren van de sfeer door aan te sluiten bij de communicatiestijl van Bram betekent voor jou in bovenstaande situatie dan ook dat je even gas moet terugnemen en ook (kort) tijd moet nemen voor persoonlijk contact. Dat laatste hoeft helemaal niet door ‘Brammiaans’ uitgebreid stil te staan bij bijvoorbeeld zijn dochter. Voldoende kan zijn om daar kort en vriendelijk op in te gaan, hem veel sterkte en wijsheid te wensen en te vragen of het wat Bram betreft (ook gezien de tijd) in orde is om het (weer) te hebben over het zakelijke agendapunt.

Wendbaarder worden: eerst de communicatiestijl van de ander vaststellen

Als je de wendbaarheid tips uit deze blog optimaal wilt kunnen gebruiken, is het zaak om eerst te bepalen met welke stijl je te maken hebt. Het makkelijkst doe je dat, door gebruik te maken van de volgende dimensies om mensen mee te ‘scoren’:

Stap 1  Ruimte gevend of ruimte nemend?

Bepaal of je de communicatie van de ander ervaart als ruimte gevend (laat je uitpraten, praat rustig en/of aarzelend, stelt vragen, neemt de tijd) of ruimte nemend (onderbreekt je, praat snel en/of luid, neemt het initiatief, praat stellig/overtuigd van zichzelf)

Stap 2  Persoonlijk of taak- en zaakgericht?

Bepaal vervolgens of je de ander ervaart als meer persoonlijk (open over gevoels- en/of privé zaken, aandacht voor jou als mens, levendige spreekstijl) of meer taak- en zaakgericht (geeft weinig informatie over gevoelens, houdt privé en werk vooral gescheiden, een meer zakelijke spreekstijl).

Welke communicatiestijl heb je ontdekt?

Door gebruik te maken van bovenstaande dimensies, krijg je vier mogelijkheden:

1. Iemand is vooral persoonlijk en vooral ruimte gevend in zijn communicatie en gedrag. Deze man of vrouw heeft dan de Vriendelijke communicatiestijl
2. Iemand is vooral persoonlijk en vooral ruimte nemend in zijn communicatie en gedrag. Deze man of vrouw heeft dan de Expressieve communicatiestijl
3. Iemand is vooral taak- en zaakgericht en vooral ruimte gevend in zijn communicatie en gedrag. Deze man of vrouw heeft dan de Beschouwende communicatiestijl
4. Iemand is vooral taak- en zaakgericht en vooral ruimte nemend in zijn communicatie en gedrag. Deze man of vrouw heeft dan de Directieve communicatiestijl

In de praktijk blijkt, dat mensen soms heel makkelijk in één van de vier stijlen zijn in te delen. Vaker is het echter zo, dat mensen wel makkelijk te scoren zijn op één van de twee dimensies (meer ruimte gevend of ruimte nemend, meer persoonlijk of meer taak- en zaakgericht) en dat het bepalen van de andere dimensie wat meer tijd en oefening vraagt.

Communicatieve wendbaarheid vergroten: tips per communicatiestijl

Per communicatiestijl beschrijf ik hieronder enkele wendbaarheid tips. Het zijn geen wonderpillen: ze helpen je om te proberen het met je gesprekspartner net even wat anders aan te pakken. Kijk wat bij wie wel en niet werkt.

Wendbaarheid in contact met iemand met de vriendelijke stijl

Wanneer je merkt dat het gesprek met iemand met de vriendelijke stijl moeizaam verloopt, kun je de volgende wendbaarheid tips proberen:

• Jaag niet: neem de tijd voor het gesprek.
• Onderbreek niet; laat de ander rustig uitpraten.
• Praat niet alleen over de taak en de zaak, maar maak ook persoonlijk contact. Bijvoorbeeld door belangstelling te tonen voor de ander, of door het te hebben over wat jou bezighoudt.
• Schuw het benoemen van emoties niet; zie je dat de ander bijvoorbeeld onzeker is, zich ergens druk over maakt of geïrriteerd, benoem dan wat je ziet en vraag er op door.
• Je niet zakelijk of afstandelijk opstellen.
• Niet stellig of dominant zijn.

Wendbaarheid in contact met iemand met de expressieve stijl

Wanneer je merkt dat het gesprek met iemand met de expressieve stijl moeizaam verloopt, kun je de volgende wendbaarheid tips proberen:

• Geef de expressief de ruimte voor creativiteit en ‘wilde’ ideeën.
• Sluit aan bij het enthousiasme en de inbreng van de expressief. Bijvoorbeeld door er eerst meerdere vragen over te stellen en niet gelijk de eventuele tegenwerpingen op tafel te leggen.
• Richt je op de grote lijn, niet op de details.
• Het idee waarderen, ook als de uitvoering misschien niet haalbaar (b)lijkt.
• Je niet formeel of zakelijk opstellen.
• Niet gericht zijn op details.

Wendbaarheid in contact met iemand met de beschouwende stijl

Wanneer je merkt dat het gesprek met iemand met de beschouwende stijl moeizaam verloopt, kun je de volgende wendbaarheid tips proberen:

• Jaag niet: neem de tijd voor het gesprek.
• Houd je bij de feiten; baseer je niet op aannames.
• Wees concreet.
• Blijf bij het onderwerp.
• Zorg dat je je zaakjes op orde hebt.
• Word niet persoonlijk of informeel.

Wendbaarheid in contact met iemand met de directieve stijl

Wanneer je merkt dat het gesprek met iemand met de directieve stijl moeizaam verloopt, kun je de volgende wendbaarheid tips proberen:

• To-the-point zijn.
• Gericht zijn op resultaten.
• Niet persoonlijk of ‘speels’ worden.
• Niet passief of afwachtend zijn.
• Voorbereid zijn en weten waar je het over hebt.
• Niet pas akkoord gaan wanneer je alles zeker weet; dus enig risico durven nemen.

Leren werken met het communicatiestijlenmodel

Als je het communicatiestijlenmodel zou willen gebruiken om te werken aan het verbeteren van de onderlinge communicatie en samenwerking, en je wilt hierover meer informatie hebben, kun je hieronder een gratis artikel aanvragen dat ik over dit model heb geschreven. Als je enkele gegevens invult, ontvang je het artikel waarmee je:

• Nog meer inzicht krijgt in de 4 communicatiestijlen
• Per stijl praktische tips krijgt die je helpen om stroef verlopende gesprekken ‘met andere stijlen’ soepeler te laten verlopen
• Waardoor ook een moeizame samenwerking prettiger kan worden
• Dus nuttig voor op het werk
• En ook leuk en leerzaam om thuis en met vrienden te gebruiken.

Aanvragen gratis Artikel CommunicatieStijlen

Albert van Veen,  30 oktober 2016

Contact?

Gerelateerd

Communicatiestijlen en lastige samenwerking

In de blog Als communicatiestijlen de samenwerking bemoeilijken ga ik nog eens in op hoe het komt dat verschillende stijlen kunnen ‘botsen’.