Samenwerking verbeteren

De samenwerking verbeteren: negatieve overtuigingen en communicatiepatronen doorbreken

Negatieve overtuigingen belemmeren de samenwerking in het team. In mijn blog ‘Systemische benadering van complexe vraagstukken’ heb ik een vijftal interventieniveaus onderscheiden. Hierin beschreef ik o.a. het interventieniveau van overtuigingen en communicatiepatronen. Reframen of omdenken en het doorbreken van communicatiepatronen zijn effectieve interventies op dit niveau. Maar hoe doe je dat? Hoe komen overtuigingen eigenlijk tot stand?

Wat is het effect van negatieve overtuigingen op het gedrag van teamleden en de samenwerking in het team? En als de samenwerking averij heeft opgelopen, wat kun je dan doen om de samenwerking te verbeteren?

Het effect van negatieve overtuigingen op de samenwerking in teams

Leden van teams die niet goed functioneren, hebben vaak negatieve beelden en overtuigingen over elkaar. Je vindt bijvoorbeeld van een collega dat hij te veel zijn eigen weg gaat en te veel beslissingen neemt zonder de anderen daarbij te betrekken. Je collega daarentegen heeft het gevoel dat hij alleen staat en altijd zelf de verantwoordelijkheid moet nemen omdat anderen deze laten liggen.

Het ontstaan van negatieve overtuigingen

Om meer te kunnen zeggen over het ontstaan van negatieve overtuigingen moeten we bij de bron beginnen: hoe komen overtuigingen en oordelen tot stand?

Dit heeft alles te maken met de wijze waarop wij waarnemen, onze waarnemingen interpreteren en hier conclusies/overtuigingen/oordelen aan verbinden, om er vervolgens een veel te hoog waarheidsgehalte aan toe te dichten. Hoe gaat dat in zijn werk?

Selectie

Uit alles wat wij als mensen waarnemen, selecteren we in hoge mate onbewust, en in veel mindere mate bewust wat ons opvalt en wat we belangrijk vinden (leestip: ‘Het slimme onbewuste, denken met gevoel’ van Ap Dijsterhuis). Daar zijn we selectief in, want we zijn nooit in staat om alles waar te nemen. Wie gelooft dat z/hij alles waarneemt en opslaat, maakt een grote vergissing! Kijk maar eens naar dit filmpje: https://www.youtube.com/watch?v=IGQmdoK_Zf

Interpretatie en betekenisgeving

Wat we denken waargenomen te hebben, interpreteren we. In die de zin, dat we die waarnemingen een betekenis geven. Dus ook het gedrag van andere teamleden inclusief de teamleider.

Deze betekenisgeving vormt de basis van onze overtuigingen en met een bijzonder effect. Vanaf het moment dat we deze betekenisgeving voor waar aannemen is onze waarneming nog selectiever geworden, want we gaan kijken/waarnemen door de ‘bril’ van onze overtuiging en zullen in het gedrag van een ander teamlid steeds meer ‘bewijzen’ vinden voor onze overtuiging. Zo komen (vaste) overtuigingen en oordelen tot stand.

In feite komt het menselijke proces van waarnemen hier op neer:

• onze waarneming/denken is automatisch, onbewust;
• we selecteren datgene waar onze aandacht zich op richt;
• we trekken conclusies in ‘milliseconden’;
• we schenken geen aandacht aan onze selectie en betekenisverlening;
• onze conclusies lijken vanzelfsprekend te zijn;
• we zitten onszelf, door onze wijze van waarnemen, dwars in onze mogelijkheden om fouten te ontdekken en/of nieuwe inzichten te verkrijgen;
• onze wijze van interpreteren en conclusietrekken is onbetrouwbaar, zeker in emotionele situaties.

Onze overtuigingen zijn bepalend voor ons gedrag

Onze selectieve waarnemingen, waar we onze eigen betekenis aan geven, leiden niet alleen tot vaste overtuigingen, we verbinden er voor onszelf bewust of onbewust ook consequenties aan die bepalend zijn voor ons gedrag naar de ander. Zo voltrekt zich intern, in ons denken, een circulair proces van betekenisgeving dat effect heeft op ons gedrag en onze relaties met de andere teamleden.

Kort samengevat en schematisch weergegeven

• Gedrag van de ander wordt voorzien van een betekenis
• De betekenis wordt voorzien van een kloppende verklaring: bewijs
• Selectieve waarneming: het gedrag van de ander bevestigt het bewijs

Dit interne circulaire proces zet een extern circulair proces in werking. Aan de hand van een voorbeeld zal ik beschrijven hoe dit gaat.

Ik zie twee teamleden zachtjes met elkaar praten en ze kijken regelmatig mijn kant op. Ik denk dat ze het over mij hebben. Ik vind het een onprettig idee dat ze achter mijn rug om over mij praten.

Hoe meer ik er op let, hoe vaker ik het zie gebeuren en mijn gevoelens hierover slaan om in achterdocht en wantrouwen. Dit wantrouwen jegens mijn collega’s komt tot uitdrukking in mijn gedrag; ik reageer terughoudender, let kritischer op hun gedrag en in bijeenkomsten trek ik hun bijdragen eerder in twijfel, stel steeds meer vragen en kom met meer tegenargumenten.

Voor de andere teamleden wordt mijn gedragsverandering steeds duidelijker en dit heeft ook invloed op hen. Sommige collega’s spreken mij er op aan en in gesprek met hen leg ik uit dat mijn kritische houding niet voor niets is.

Binnen niet al te lange tijd is mijn overtuiging over die twee collega’s niet alleen meer mijn overtuiging: het is een gemeenschappelijke overtuiging geworden, een beliefsystem. Natuurlijk zijn er ook teamleden naar de andere twee collega’s gestapt en hebben hun waarneming over mij met elkaar gedeeld. En ook aan hun kant is een gezamenlijke overtuiging ontstaan; zij begrijpen ons gedrag niet, ze vinden ons onberekenbaar en tenslotte ook onbetrouwbaar. Met als gevolg dat het onderlinge vertrouwen in het team is beschadigd.

Ook al is dit voorbeeld wat kort door de bocht, ik denk dat de opeenvolging van negatieve overtuigingen voor iedereen navolgbaar is en dat iedereen ook uit zijn eigen leven zo’n opeenvolging van aannames, conclusies, overtuigingen en daardoor verslechterde relaties kent.

Dit voorbeeld illustreert de wijze waarop circulaire communicatiepatronen ontstaan. Een circulair patroon omdat niemand kan aangeven wat (de) oorzaak is en wat (het) gevolg. Zo zou ik in bovenstaand voorbeeld geneigd zijn om mijn gedrag te rechtvaardigen door de oorzaak bij mijn collega’s te leggen en mijn gedrag te verklaren als gevolg daarvan. Mijn collega’s zullen overtuigd zijn van het omgekeerde, namelijk dat hun gedrag een reactie is op het mijne.

Het op zoek gaan naar dé oorzaak leidt dan eerder tot instandhouding dan tot doorbreking van het patroon. Want als gevolg en oorzaak binnen een voort-durend patroon wederkerig met elkaar verbonden zijn, is dè oorzaak (‘waar het begonnen is’) niet meer waarneembaar.

Zo’n negatief communicatiepatroon heeft veel invloed op het functioneren van ons als team. We worden er allemaal ongelukkig van en toch houden we het met elkaar in stand. Dat is de paradox waarin we gevangen zitten. Hoe komen we hieruit?

Samenwerking verbeteren: verstoorde communicatiepatronen herstellen en bouwen aan positieve overtuigingen

Hoe kunnen deze patronen doorbroken worden en hoe kun je met elkaar weer bouwen aan positieve overtuigingen over elkaar en zorgen dat het team weer optimaal functioneert?

Individuele en gezamenlijke bewustwording

De eerste en belangrijkste stap is de individuele en gezamenlijke bewustwording: hoe verloopt de menselijke (mijn/onze) waarneming, betekenisverlening en welk effect dat heeft op ons gedrag. Het gaat erom dat jijzelf (en ieder teamlid voor zich) gezonde twijfels krijgt t.a.v. de eigen overtuigingen en waarheden. De waarheid bestaat niet en dat geldt ook voor veel van onze ‘feitelijke opvattingen’.

En als de waarheid niet bestaat, dan zijn er vele waarheden. Dat is een verruimend inzicht, dat de mogelijkheid creëert om als team de onderlinge samenwerking te verdiepen en opnieuw vorm te geven.

Interpretaties checken en zo nodig feedback geven

De tweede stap is, dat je, zodra je gedrag van een ander teamlid negatief interpreteert, checkt of je waarneming juist is; en zo nodig geef je feedback.
Even terug naar ons voorbeeld. Je zag je collega’s zachtjes praten en steeds naar jou kijken. Wanneer je hen daar direct over aanspreek, feedback geeft, kan het volgende gebeuren:

Jij: Ik hoorde jullie zachtjes praten en jullie keken meerdere malen in mijn richting. Dat kwam op mij over alsof jullie het over mij hadden. Als dat zo is, zou ik dat erg vervelend vinden en heb ik liever dat jullie mij rechtstreeks aanspreken.

Je collega’s: oh wat vervelend, sorry dat dit zo op jou is overgekomen! We hadden het over een gezamenlijke kennis die ernstige relatieproblemen heeft en waarvan we niet willen dat iedereen het hoorde. Daarom keken we ook af en toe jou kant uit om dat te checken, jij zat tenslotte het dichtstbij.

Op deze wijze doorbreek je het patroon waarmee overtuigingen, oordelen en eigen waarheden ontstaan. Je voorkomt dat ze ontstaan en dat dit een negatieve invloed heeft op de teamsamenwerking.

Constructieve roddel

Onder leiding van een teamcoach kun je met je team constructief roddelen (circulair interviewen). Dat wil zeggen, dat twee teamleden over een derde teamlid praten waar dat derde teamlid bij is. De doelen zijn:

• te doorgronden welke beelden teamleden over elkaar hebben;
• te gaan inzien wat voor een effect die beelden op het teamfunctioneren hebben, en;
• ideeën krijgen over hoe die beelden bijgesteld kunnen worden, zodat de onderlinge samenwerking weer motiverend wordt en het team weer beter gaat functioneren.

In het YouTube filmpje van Joep Choy kun je kennis maken met de methodiek van de constructieve roddel. Zie: https://www.youtube.com/watch?v=OLQ2S_t29sE

Gratis E-boek aanvragen

De samenwerking verbeteren door het bespreekbaar maken van negatieve overtuigingen en verstoorde communicatiepatronen doet een beroep op je communicatieve vaardigheden. Wij bieden je een gratis E-boek aan waarin we vier communicatieve vaardigheden bespreken die je hierbij van pas kunnen komen:

• Actief Luisteren
• De 4 communicatieniveaus
• Feedback geven
• Feedback ontvangen

Het E-boek eindigt met enkele pagina’s praktische tips en oefeningen om zelf te werken aan het versterken van de competenties Communiceren en Luisteren.

Als je hieronder het E-boek aanvraagt en enkele gegevens invult, krijg je het direct per mail toegestuurd.

Aanvragen gratis E-book Conflict op het werk

Een teamcoach in de arm nemen?

Overweeg je om een beroep te doen op een teamcoach om jullie te helpen om de samenwerking te verbeteren door het bespreekbaar maken en oplossen van negatieve overtuigingen of verstoorde communicatiepatronen in je team, neem dan contact op met ons. In een oriënterend en vrijblijvend gesprek kunnen we dan onderzoeken hoe wij je van dienst kunnen zijn.

Dick Onvlee, 28 februari 2016

Contact

Gerelateerd artikel

Hoe kan de wijze waarop wij betekenis geven aan gedrag de samenwerking bemoeilijken?

Dick Onvlee en Corinne van Veen beschrijven in een blog de wijze waarop wij betekenis geven aan gedrag van collega’s en hoe dit de samenwerking in een team kan verstoren en kan leiden tot een slechte sfeer op het werk. Zij beschrijft ook vier mogelijkheden die je als team kunt toepassen om deze problemen te voorkomen of op te lossen.