Zelfsturende teams invoeren: tips

Zelfsturende teams invoeren: dit gebeurt nog vaak simpelweg door af te kondigen dat vanaf een bepaald moment zelfsturing een feit zal zijn. De teamleider is dan verdwenen of ‘op afstand’ gezet en elk team moet zelf vorm zien te geven aan zelfsturing.

In de praktijk werkt dit niet. Als je wilt dat zelfsturing een succes wordt, moet de invoering zorgvuldig worden voorbereid en stapsgewijs worden uitgevoerd.

Hieronder volgen tips voor een goede voorbereiding en succesvolle implementatie van zelfsturing.

De tips in deze blog zijn ontleend aan een veel gelezen artikel dat ik eind april over dit onderwerp heb geschreven: Zelfsturende teams: randvoorwaarden voor het succesvol invoeren

Zelfsturende teams invoeren: de voorbereiding

Zelfsturing kan niet succesvol worden ingevoerd als er geen breed gedragen overeenstemming wordt bereikt over de volgende thema’s:

• De doelstellingen van meer zelfsturing.
• De mate waarin taken en verantwoordelijkheden naar de teams zullen worden gedelegeerd.
• De consequenties van zelfsturende teams voor de teamleden, leidinggevenden, directie en ondersteunende diensten.
• De randvoorwaarden voor een succesvolle invoering.
• De wijze waarop zelfsturing zal worden ingevoerd.

Een belangrijke stap in de voorbereiding op het invoeren van zelfsturende teams is dus het creëren van commitment onder alle betrokkenen. Om dit te bereiken moet je de plannen en de redenen voor de invoering van zelfsturing met alle geledingen in je de organisatie uitvoerig bespreken. Twijfels, tegenwerpingen en alternatieve oplossingen moeten serieus worden genomen.

Zelfsturende teams invoeren: de implementatie

Is het besluit genomen en wordt zelfsturing binnen de organisatie ingevoerd, neem daarvoor dan ruim de tijd; de invoering is vooral een leerproces.

Nadenken over de belangrijkste stappen is nodig. Houd er rekening mee dat op basis van voortschrijdend inzicht de aanpak en het globale tijdschema gedurende de invoering regelmatig aangepast moeten worden .

Belangrijke uitgangspunten bij de implementatie van zelfsturing zijn:

• Er moet tijd zijn om te leren en te leren van fouten.
• De invoering is maatwerk: elk team en ieder mens heeft (deels) zijn eigen leerweg te gaan.
• Denk met elkaar na over de noodzakelijke ontwikkelstappen. Deze zijn afhankelijk van de vraag hoe ver de organisatie als geheel en daarmee dus het management, de teams en de ondersteunenden diensten afstaan van de gewenste eindsituatie. Om de afstand tussen de huidige en gewenste situatie te kunnen beoordelen, moeten antwoorden worden geformuleerd op de volgende vragen:
  • Wat zijn straks de nieuwe verantwoordelijkheden en taken?
  • Wie en wat hebben we daarvoor nodig?
  • Welke competenties en vaardigheden zijn nodig, welke hebben we al in voldoende mate in huis en welke moeten we nog ontwikkelen?
• Maak op basis van de antwoorden op bovenstaande vragen een plan en voer zelfsturing vervolgens organisatiebreed gefaseerd in.
• Beoordeel de ontwikkeling binnen de organisatie en in de afzonderlijke teams en afdelingen geregeld met elkaar: wat hebben we gedaan? heeft dit geleid tot de gewenste ontwikkeling? zijn er meer of andere vormen van ondersteuning nodig? wat zijn onze volgende stappen?

Zelfsturende teams invoeren: blijvende aandacht en ‘nazorg’

Is zelfsturing succesvol ingevoerd, dan is het niet vanzelfsprekend dat goed samenwerkende zelfsturende teams ook goed blijven functioneren. Er zullen zich namelijk altijd dingen voordoen die aanleiding zijn voor spanning, en de harmonie en het onderlinge vertrouwen op de proef zullen stellen en kunnen ondermijnen.

De aanleiding voor spanning binnen een (zelfsturend) team kan van alles zijn: een nieuw teamlid; misverstanden; veranderende eisen of verwachtingen binnen of buiten het team; het gevoel dat de één zich toch net iets meer inzet voor het teambelang, terwijl een ander net even iets meer zijn eigen belang (ook) laat meewegen; afspraken die niet goed worden nagekomen.

Om terugval van het team te voorkomen, moeten de teamleden elke keer weer opnieuw ontstane spanningen onder ogen kunnen zien en deze ook adequaat weten op te lossen. Gebeurt dit niet, dan doet het team onherroepelijk een stapje terug in zijn ontwikkeling. Voor je het weet, ontstaat er een zichzelf versterkend, neerwaarts effect: de kwaliteit van het werk en de samenwerking lopen terug, veiligheid en openheid worden minder, daardoor worden lastige zaken moeilijker bespreekbaar, waardoor openheid en veiligheid verder teruglopen en irritaties kunnen toenemen et cetera.

Om te voorkomen dat spanningen leiden tot terugval en terugval te lang niet kan worden gekeerd, is het verstandig om binnen de organisatie afspraken te maken die collegiale toetsing en feedback binnen teams, tussen teams en binnen de organisatie stimuleren en faciliteren.

Trainingen voor zelfsturende teams

Zelfsturende teams invoeren? MD-act heeft trainingsprogramma’s ontwikkeld voor teams die zelfsturing moeten ontwikkelen en voor de teamcoaches die de teams hierbij moeten ondersteunen.

Thema’s die in de teamtrainingen aan de orde komen zijn:

• Leren om in gezamenlijkheid besluiten te nemen
• Werken aan draagvlak
• Probleemanalyse
• Omgaan met onderlinge spanningen en conflicten
• Feedback geven en ontvangen
• Leiden en volgen
• Werken vanuit de bedoeling, niet vanuit de regels

Thema’s die in de trainigen voor teamcoaches worden behandeld zijn:

• Loslaten vanuit vertrouwen
• Individuele coaching en teamcoaching

Je kunt je als team of teamcoach inschrijven voor een of meerdere trainingen.

In onze trainingen sluiten we aan bij wat jullie nodig hebben en bij wat werkt in jullie organisatie. Dat zorgt ervoor dat je het geleerde direct kan toepassen in jullie praktijk.

Heb je interesse in de programma’s, dan kun je deze hieronder aanvragen. Als je enkele gegevens invult, sturen we je de programma’s direct per mail toe.

Aanvragen gratis Programma workshops zelfsturende teams

Albert van Veen, 10 december 2017

Contact