Ik kom regelmatig in organisaties en teams die bezig zijn met een ontwikkelproces naar zelfsturing en zelforganisatie. Het valt mij op dat die teams zelf vaak matig tot geen (over)zicht hebben op (over) hun eigen ontwikkeling. Daardoor komen zij niet in hun kracht en hebben ze al snel de neiging om met een ‘vragende blik’ naar de leidinggevende of een coach te kijken. Deze worden daarmee uitgenodigd om de sturing weer naar zich toe te trekken in plaats van ’op hun handen te blijven zitten’.
In haar blog Zelfsturing: de noodzaak van ander leiderschap beschreef Carmen van Neste vanuit het perspectief van leidinggevenden en haar eigen ervaring hoe complex en paradoxaal dit proces is.
In deze blog wil ik laten zien:
- Hoe belangrijk het is voor teams om te werken aan vertrouwen in hun ontwikkelingsproces naar zelforganisatie en zelfsturing;
- Hoe dit ontwikkelproces door de organisatie ondersteund kan worden;
- Hoe teams vertrouwen kunnen krijgen in het eigen teamontwikkelingsproces in combinatie met de ontwikkeling van hun vakbekwaamheid en het vergroten hun regelmogelijkheden.
Op weg naar zelfsturing: inzicht krijgen in de teamontwikkeling
Wil een team overzicht krijgen over het groepsontwikkelingsproces, de vakinhoudelijke voorwaarden en de benodigde regeltaken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden, dan moeten deze aspecten in hun samenhang bezien worden. Het groepsontwikkelingsproces bestaat uit vier fasen:
- De Forming fase
In deze fase onderzoeken groepsleden hoe veilig de groep is en wie zij in deze groep zijn ten opzichte van de andere groepsleden; - De Storming fase
Fase waarin worden de rollen verdeeld en waarin de ‘pikorde’ binnen de groep zichtbaar wordt - De ‘van groep naar team’ fase
De groep wil en kan als team gaan functioneren, de focus ligt op het eigen team en de verdere fine tuning en ontwikkeling van de teamrollen; - De ‘van binnen naar buiten’ fase
Was het team in de voorgaande fase vooral op zichzelf gericht, in deze fase is de oriëntatie naar buiten gericht, op het team als onderdeel van de gehele organisatie en de andere teams, leveranciers en klanten.
Forming fase: veiligheid creëren
De vraag is hoe het team de taken optimaal kan afstemmen op de fasen van dit teamontwikkelingsproces. De Forming fase wordt gekenmerkt door behoefte van de groepsleden aan veiligheid. Een daarbij passende actie die het gevoel van veiligheid versterkt is ‘het team op orde’. Dit is bereikt als alle taken en de daarbijhorende vakinhoudelijke kennis en vaardigheden van het team met elkaar overeenkomen. Uitgaande van de taken van het team worden eerst alle benodigde vakinhoudelijke kennis en vaardigheden in kaart gebracht. Dit moet vertaald worden in een verdeling van die taken over de teamleden en de benodigde functiemix. Hierbij wordt ervan uitgegaan dat teamleden waar nodig elkaar kunnen vervangen.
Door middel van een nulmeting wordt de huidige situatie getoetst aan de gewenste situatie. Duidelijkheid over de gewenste situatie en de wijze waarop aan hieraan voldaan gaat worden geeft een team het noodzakelijke vertrouwen om met elkaar zelforganisatie vorm te geven.
Storming fase: verdelen van rollen en regeltaken
In de Storming fase, waarin de vraag centraal staat welke rollen de groepsleden ten opzichte van elkaar in gaan nemen, past het verdelen en beleggen van regeltaken. Na het in kaart brengen van alle regeltaken worden deze taken geordend op zwaarte, complexiteit en urgentie. Hierna worden de regeltaken en -rollen uitgezet in de tijd en toebedeeld aan teamleden. Het besef van eigenaarschap en het beschikken over voldoende regelcapaciteit is cruciaal voor het slagen van deze tweede fase van teamontwikkeling en zelfsturing.
Hoe kan de organisatie bijdragen aan het vertrouwen van de teams?
Het goed doorlopen van de eerste twee fasen zorgt ervoor dat een vertrouwenwekkende basis wordt gelegd voor de doorgroei van het team in de derde en vierde fase, naar zelforganisatie en zelfsturing.
Bijdragen aan vertrouwen kan onder andere door met een team gezamenlijk een nulmeting maken waardoor duidelijk wordt wat nodig is om het team op orde te krijgen en hoe daar naartoe gewerkt kan worden. Dat is een belangrijke stap in het opbouwen van vertrouwen, want het team krijgt invloed en sturingsverantwoordelijkheid (eigenaarschap) ten aanzien van zijn eigen ontwikkeling. Hiermee krijgen de organisatie en het team een realistische blik op het ontwikkelingsproces en daarmee op de toekomst van het team.
Wanneer de organisatie deze stappen zorgvuldig neemt (nulmeting, vaststellen wat nodig is om het team op orde te krijgen en het bepalen van de weg daar naartoe) en het team hierbij betrekt, geeft de organisatie een belangrijke en vertrouwenwekkende boodschappen af, namelijk:
- Het realiseren van zelforganisatie en zelfsturing is een ontwikkelingsproces dat tijd kost en de teams krijgen van de organisatie die tijd;
- Ieder team heeft een eigen ontwikkelproces, waarvoor de noodzakelijke voorwaarden gecreëerd worden;
- De organisatie vertrouwt erop dat de medewerkers is staat zijn om deze ontwikkeling met elkaar door te maken en is ervan overtuigd dat hun werk daardoor interessanter en uitdagender zal worden;
- Wanneer we met elkaar hierin slagen zal een hernieuwde betrokkenheid en verbondenheid van medewerkers met organisatie bewerkstelligd worden.
Wanneer een organisatie de rust en de tijd vindt om de eerste fasen van dit ontwikkelingsproces naar zelforganisatie en zelfsturing samen met de medewerkers vorm te geven, dan betaalt dat zich uit in de acceptatie, de kwaliteit en de resultaten van dit proces.
Training zelfsturende teams
Kiezen voor meer zelfsturing betekent dat er een beroep wordt gedaan op nieuwe vaardigheden van medewerkers én leidinggevenden. Deze zijn niet altijd even makkelijk te ontwikkelen. Voor teams die zelfsturing moeten ontwikkelen en de teamcoaches die de teams hierbij moeten ondersteunen, heeft MD-act trainingsprogramma’s gemaakt. Thema’s die daarin aan de orde komen zijn:
- Leren om in gezamenlijkheid besluiten te nemen
- Werken aan draagvlak
- Probleemanalyse
- Omgaan met onderlinge spanningen en conflicten
- Feedback geven en ontvangen
- Leiden en volgen
- Werken vanuit de bedoeling, niet vanuit de regels
- Loslaten vanuit vertrouwen
- Individuele coaching en team coaching
De trainingen en workshops kun je los van elkaar volgen en zijn in verschillende combinaties tot een training van meerdere dagensamen te voegen. De programma’s zijn ook te gebruiken als vertrekpunt voor een gesprek met ons over de vraag: wat zijn in jouw team of jullie organisatie de ontwikkelthema’s en wat is voor jullie een goed aanbod op maat?
Uitgangspunt bij onze aanpak is: wat je leert moet werken in jouw team en jullie organisatie. Daarmee leveren onze trainingen en workshops leermomenten op die je direct kunt toepassen in jullie praktijk.
Heb je interesse in de programma’s, dan kun je deze hieronder aanvragen. Als je enkele gegevens invult, sturen we je de programma’s direct per mail toe.
Aanvragen programma’s trainingen en workshops zelfsturende teams
Dick Onvlee, 3 mei 2017
Contact
Heb je nog vragen? Neem dan vrijblijvend contact op met ons. Wij zijn bereikbaar op 024 397 8892
Een mail sturen kan ook: info@md-act.nl
MD-act biedt trainingen en coaching door heel Nederland.
