Een moeilijk gesprek voeren: iedereen heeft daar ervaring mee. Een gesprek kan om allerlei redenen een moeilijk gesprek zijn:
- Boze of geïrriteerde reacties.
- Een gesprekspartner waar je de woorden uit moet trekken.
- Stellig of directief gedrag.
- Persoonlijke verwijten.
- Eigenwijsheid.
- Steeds in de rede gevallen worden.
- Slecht nieuws moeten brengen.
- Weerstand.
- Onredelijkheid.
Maar ook zoiets ‘eenvoudigs’ als gewoon van mening verschillen kan in de praktijk zomaar leiden tot gedoe.
Een moeilijk gesprek voeren: wat kun je doen om een moeilijk gesprek te voorkomen, of om er weer uit te komen als je er in terechtkomt? Daar gaat deze blog over.
Waarom je goed voorbereiden op een lastig gesprek soms juist tot gedoe leidt
Als je het idee hebt dat het weleens een lastig gesprek zou kunnen worden, is het verstandig om je goed voor te bereiden. Maar pas op: in de praktijk zie ik vaak dat we ons bij het voorbereiden op een lastig gesprek vooral richten op wat nodig is om het doel te realiseren dat we zelf met het gesprek hebben. Dat doen we door:
- Goed na te denken over de argumenten die ons eigen standpunt ondersteunen.
- Door ons voor te bereiden op de eventuele tegenargumenten van de ander en na te denken over hoe we deze kunnen pareren.
In feite ben je je daarmee aan het wapenen op een verbale strijd die je niet wilt verliezen.
Je gaat -goed voorbereid- vaak zelf vrijwillig de arena in
Zodra je een gesprek niet wilt ‘verliezen’, sta je natuurlijk ook niet echt open voor wat de ander zegt. Daarmee verander je een dialoog in een strijd en stap je vaak onbedoeld een ‘arena’ in. Het risico op een onbevredigende afloop van het gesprek wordt daardoor veel groter.
In de arena zet niemand de beste versie van zichzelf neer
In een verbale arena verlopen gesprekken bijna per definitie moeizaam. Vaak geven we daarvan de ander de schuld: hij is eigenwijs, luistert onvoldoende, dramt te veel, laat je niet goed uitpraten, begrijpt jouw argumenten totaal niet, houdt te weinig rekening met de volgens jou relevante argumenten of is onredelijk.
Wat denk je? Dat de ander wel liefdevolle oordelen heeft over jou?
Nee, natuurlijk niet! Het boeiende is dat de ander waarschijnlijk vergelijkbare oordelen heeft over jou!
Wie heeft er nu gelijk??
Jijzelf, vind je!
Ik, vindt de ander!
Wie is er de oorzaak van dat het gesprek onplezierig is verlopen?
Die ander, natuurlijk!
JIJ, vindt de ander!
Een moeilijk gesprek voeren: hoe kom je hier nu uit?
Heel simpel, denken we vaak: “Als die ander nu eens…..”
Iemand moet toch de schuld hebben van het gedoe?
Mijn ervaring is, of dat nu met mezelf in een hoofdrol van een moeizaam verlopen gesprek is, of in mijn rol als trainer en coach: bijna altijd dragen beide gesprekspartners bij aan een moeizaam gesprek. En bijna altijd hebben beiden de overtuiging dat de oorzaak van gedoe toch vooral ligt in het gedrag van de ander. Als die ander nu niet…, als die anders nu eens…
Het feit dat de communicatie soms moeizaam verloopt en dan niet zelden tot spanningen of conflicten kan leiden, wordt deels verklaard uit het gegeven dat we allemaal de neiging hebben om in de communicatie ‘oorzaak-gevolg relaties’ vast te stellen. Watzlawick (1967) noemt dit de interpunctie van de interactie
Ons eigen gedrag is vooral een reactie op wat de ander doet. Denken we….
Omdat deze interpunctie het resultaat is van interpretaties, zijn misverstanden snel geboren. Daar komt bij dat we, zeker wanneer we ons onder druk voelen staan, ook de neiging hebben om ervan uit te gaan dat ons eigen gedrag vooral een reactie is op wat de ander doet. Dit leidt ertoe dat we de ander gemakkelijk de schuld geven van een moeizaam verloop van een gesprek en het eventuele conflict dat daarvan het gevolg is; onze manier van het gesprek voeren is immers een reactie op wat de ander doet, en dus gerechtvaardigd. Vind jijzelf.
De ander denkt daar precies zo over. Alleen zijn dan de rollen omgekeerd! Dergelijke situaties leiden tot uitspraken als:
- Ik reageerde geprikkeld, omdat de ander mij niet liet uitpraten.
- Ik was misschien wat drammerig, maar de ander deed ook helemaal niets met wat ik zei.
Desgevraagd zou de ander dan kunnen zeggen:
- Ik liet jou dan misschien niet uitpraten, maar jij liet mij ook nauwelijks de ruimte om zelf ook wat te zeggen!
- Ik ging dan misschien niet in op wat jij zei, maar de manier waarop jij sprak was nogal dwingend. Alsof het er niet toe deed hoe ik er over dacht en ik gewoon moest slikken wat jij zei!
Effectief communiceren: voetangels en klemmen
Naast de interpunctie van de interactie, zijn er nog andere voetangels en klemmen die kunnen bijdragen aan verstoorde communicatie en bijgevolg aan moeizaam verlopende gesprekken.
Zo kan een moeilijk gesprek voeren bijvoorbeeld het gevolg zijn van je eigen vooringenomenheid, voorafgaand aan een gesprek. Die kan van invloed zijn op je houding en je communicatie, zodanig dat je onbewust het gedrag uitlokt waar je voorafgaand aan het gesprek al bang voor was en nu last van hebt. Een mooi voorbeeld van self-fulfilling prophecy
Ook het feit, dat alle communicatie ‘gelaagd’ is, is vaak een bron van verstoring en gedoe. De gelaagdheid van de communicatie wil zeggen dat niet alleen de woorden die we gebruiken betekenis hebben, maar ook de non-verbale communicatie (bijvoorbeeld houding, toon, blik, specifieke woordkeus). Verkeerde interpretaties liggen daarmee op de loer.
En ook: als je de ander eigenlijk niet serieus neemt, je je ergert aan de ander of vindt dat de ander uit zijn nek klets, ‘hoort’ de ander jouw negatieve oordeel zonder dat je daar iets over hoeft te zeggen. De negatieve ondertoon in je verbale communicatie is uiteraard van invloed op de houding en het gedrag van je gesprekspartner.
Tot slot een laatste voorbeeld van een potentiële oorzaak van het moeizaam verlopen van gesprekken. Dit heeft te maken met hoe we ons als individu ontwikkeld hebben. Je kunt je voorstellen, dat bepaalde persoonlijke eigenschappen of karaktertrekken een belemmering kunnen zijn voor een soepel lopend gesprek. Bijvoorbeeld:
- Erg onzeker zijn van jezelf
- Moeite hebben om fouten toe te geven
- Gelijkhebberig zijn
- Graag willen scoren
- Erg kritisch zijn
Moeilijk gesprek voorkomen: leren omgaan met de bedreigingen van een goed gesprek
Een moeilijk gesprek voeren voorkomen, vraagt dus meer dan alleen maar goed weten wat je zelf vindt en wilt overbrengen. Het gaat er vooral om, om goed te leren omgaan met de ‘bedreigingen’ voor een goed gesprek waar we bijna allemaal last van hebben:
- Interpunctie
- De gelaagdheid van de communicatie
- Onze neiging om vanuit vooringenomenheid te reageren
- Het gedrag van de ander zien als oorzaak van ons eigen gedrag
- Inzicht krijgen in de niet-constructieve strategieën die je zelf hebt om met uiteenlopende ‘kritische’ situaties om te gaan.
Door inzicht in deze bedreigingen en door te leren hiermee adequaat om te gaan, verklein je de kans dat je vrijwillig een verbale ‘arena’ instapt.
Behoefte aan individuele coaching?
Een moeilijk gesprek voeren soepeler en met meer succes leren voeren? Misschien heb je daarbij behoefte aan een ervaren communicatie coach die je kan helpen om lastige gesprekken makkelijker en effectiever te voeren. Als je individuele coaching overweegt en wilt onderzoeken of dit inderdaad iets voor je zou kunnen zijn, kun je contact opnemen met ons voor een vrijblijvende kennismaking.
Training Moeilijke Gesprekken
Als je in je werk soms lastige gesprekken moet voeren en je wilt daarvoor beter beslagen ten ijs kunnen komen, is onze training Moeilijke Gesprekken misschien ook iets voor je.
In deze tweedaagse training (2 dagen in een periode van 3 weken) behandelen we relevante gespreksvaardigheden en gespreksmodellen. Tijdens de training heb je de gelegenheid om hiermee intensief te oefenen. Op de tweede dag maken we gebruik van een professionele trainingsacteur. Met de acteur kunnen eigen praktijksituaties worden geoefend.
Je kunt je voor deze training individueel inschrijven, maar de training kan ook voor jullie op maat worden gemaakt en incompany worden uitgevoerd. Meer informatie? neem vrijblijvend contact op!
Albert van Veen, 23 oktober 2016
Contact
Heb je nog vragen? Neem dan vrijblijvend contact op met ons. Wij zijn bereikbaar op 024 397 8892
Een mail sturen kan ook: info@md-act.nl
MD-act biedt trainingen en coaching door heel Nederland.
Gerelateerde artikelen
Moeilijke gesprekken voeren met je medewerker
In de blog Een moeilijk gesprek voeren met je medewerker: hoe doe je dat? beschrijft Mariëlle naar aanleiding van een training aan teamleiders in het voortgezet onderwijs wat deze teamleiders ervaren als moeilijke gesprekken en wat er voor hen aan heeft bijgedragen dat ze zo konden opzien tegen bepaalde gesprekken. Ook geeft Mariëlle 10 tips waarmee je de kans op een moeilijk gesprek kunt verkleinen.
Slecht nieuwsgesprek
Als je het hebt over een moeilijk gesprek voeren, dan is het slecht nieuwsgesprek een gesprek waar menig leidinggevende van wakkere kan liggen. En niet voor niets: wie brengt er graag slecht nieuws? En de reacties op slecht nieuws kunnen heftig zijn. Van Hout en Van Wielink hebben hierover een interessant artikel geschreven: Met lege handen?
