Online sollicitatiegesprek voeren, kan dat eigenlijk wel goed?

Voer jij regelmatig een online sollicitatiegesprek met sollicitanten en vraag je je af hoe dat beter kan? Lees dan verder

Regelmatig train ik HR-managers, adviseurs en leidinggevenden in het voeren van selectiegesprekken. Ook dit voorjaar werd ik gevraagd om een training te geven over hoe je een goed online sollicitatiegesprek voert. De opdrachtgever was een specialistische vervolgopleiding voor artsen. Het doel was de deelnemers te leren hoe ze met behulp van de STARR methode een selectiegesprek online kunnen voeren. Net zoals bijna al mijn werk op dit moment gaf ik de training online, met Zoom.

Een vraag die veel selecteurs bij de start van de training hebben is: ‘Kan dat wel, een selectiegesprek via videocall?’

Hun zorgen zijn bijvoorbeeld:

• Is het niet te onpersoonlijk?
• Zie je wel genoeg van de kandidaat?
• Kan de sollicitant voldoende tot zijn recht komen?
• Je mist het oogcontact en de non-verbale signalen, dan mis je toch essentiële informatie?
• Technische problemen kunnen gemakkelijk ten koste gaan van je gesprek.

Een vraag aan jou

Voordat ik wat dieper op de beginvraag inga, leg ik jou eerst een vraag voor:
Kan je online – met een videotool – een goed selectiegesprek voeren?
ja of nee?

Ik ben benieuwd naar je antwoord! Mail me (info@md-act.nl) en vertel wat jij ervan vindt als selecteur.

Tips en suggesties voor selecteurs

Lees verder als je wil weten welke tips en suggesties ik voor je heb op basis van mijn ervaringen in het afgelopen jaar.

Zelf noodgedwongen de overstap gemaakt van face-to-face naar werken met videobellen

Even terug in de tijd: in maart 2020 moest ik net als ieder ander in onze branche vliegensvlug leren hoe je online en met video een training geeft, coaching doet, loopbaanbegeleiding inricht en assessments afneemt. Al onze afspraken moesten ineens online. Mijn ervaring was op zijn zachtst gezegd mager… Voor die tijd deed ik weleens een gesprek online, maar alleen als ik de deelnemer al vaker live ontmoet had. Nu moesten we dus omschakelen en snel. Met behulp van webinars en door veel te oefenen met collega’s hebben we geleerd wat ons te doen stond en inmiddels doen we bij ons kantoor zo goed als alle afspraken online.

Ook assessments? Ja, ook assessments. En daarbinnen dus de gesprekken met de assessment-deelnemers. Zelfs het rollenspel doen we online.

Op basis van die ervaringen durf ik de stelling aan dat een goed gesprek – of het nou om coaching, loopbaanbegeleiding of selectie gaat – goed online kan. Er zijn wel dingen die mis kunnen gaan of die een goede beoordeling van de sollicitant in de weg staan. Maar, dat zijn voor een deel dezelfde dingen die ook in een live gesprek mis kunnen gaan en er zijn manieren om ze te voorkomen of op te lossen.

Hoe doe je een goed selectiegesprek?

In het organiseren van elk selectiegesprek, online of live, moet je rekening houden met het volgende:

Voorbereiding

Vertrouwelijkheid of privacy
Je zorgt dat de gegevens over de sollicitant behoorlijk en volgens de AVG regels beheerd en bewaard worden. Je regelt dat de gesprekken in een vertrouwelijke setting plaatsvinden (dus in een ruimte apart, waar anderen niet meeluisteren of -kijken).

Goede informatie geven aan de sollicitant
Je maakt vooraf duidelijk waar de beoordeling op gericht is en hoe het gesprek in zijn werk gaat. De sollicitant weet hoe hij of zij zich kan voorbereiden, waar en wanneer het gesprek plaats vindt, hoe lang en met wie.

Je bereidt je zelf goed voor
Je weet wat je in het gesprek wilt onderzoeken of meten. Als er meerdere interviewers of selecteurs zijn, spreek je rollen af en bepaal je samen de criteria waarop je selecteert. Je hebt het CV of de brief gelezen en weet wie je voor je hebt.

Aandacht en tijd
Je plant goed zodat je tijdens het gesprek gericht bent op de sollicitant. Je zorgt dat je daarin niet gestoord kunt worden door telefoontjes, mailtjes of mensen die onverwacht binnenlopen. Je start op tijd en raffelt je gesprek niet af.

Inhoud van het gesprek

Contact maken
Een sollicitatiegesprek is voor de meeste sollicitanten spannend. Al zijn er sommige interviewers die vinden dat je die spanning vooral niet moet wegnemen, het is mijn overtuiging en ervaring dat een sollicitant die zich openstelt, meer van zichzelf laat zien. Die openheid ontstaat wanneer iemand zich op het gemak voelt. Als interviewer kun je veel doen om dat voor elkaar te krijgen. Het begint met een relatie tot stand brengen of ‘rapport’ maken.

Dat doe je door:

• Goed de procedure uitleggen: wie ben je, wie zijn de gesprekspartners? Stel je voor. Wat is ieders rol in het gesprek en hoe ziet de agenda voor het gesprek eruit? Zeg het als je aantekeningen wil maken. Geef de sollicitant ruimte om al vragen te stellen, maak duidelijk hoe lang het gesprek kan duren.
• Interesse en aandacht voor de sollicitant: vraag hoe de ander het vindt om te solliciteren bijvoorbeeld. Neem even tijd om kennis te maken. Het informele begin van een gesprek kan de toon plezierig zetten.
• Interactie: zorg dat de sollicitant snel aan het woord kan komen, zijn of haar eigen stem kan horen in het gesprek. Laat merken dat de sollicitant welkom is.

Inhoud
Na de eerste 5 minuten kun je starten met je inhoudelijke interview en bij voorkeur doe je dat gestructureerd, dus met vaste vragen en een duidelijke set van criteria. Dat je daarbij goed de STARR kan gebruiken is evident, maar niet per se onderwerp voor deze blog. Als je wel wil weten hoe je een selectiegesprek kan verbeteren, lees dan mijn blog over het STARR-gesprek.

Afsluiting
Sluit je gesprek niet af zonder duidelijk te maken hoe het vervolg van de procedure eruit ziet en wanneer je weer contact opneemt. Geef ruimte voor aanvullende vragen of toevoegingen van de sollicitant. Bedank de sollicitant voor diens interesse en de genomen  moeite om zich aan je voor te stellen in dit gesprek.

Hoe doe je het online selectiegesprek goed?

Alle aandachtspunten voor een goed selectiegesprek die ik hierboven noem, kun je vertalen naar het online gesprek. Ik heb enkele van de belangrijkste punten voor je op een rij gezet in een apart documentje. Je vindt hier bijvoorbeeld tips voor hoe je ervoor kan zorgen dat de vertrouwelijkheid in je online gesprek gewaarborgd is en wat je kan doen om technische problemen te voorkomen en tijdens je gesprek te tackelen. Interesse?

Vraag gratis aan: tips voor het online selectiegesprek

Waarom die aandacht voor het online selectiegesprek?

De zorgen die mensen hebben over het online gesprek zijn niet uit de lucht gegrepen. Ze komen voort uit reële verschillen tussen online en live. Terug naar de zorgen van mijn trainingsdeelnemers.

1. Is het niet te onpersoonlijk? Persoonlijk contact is er inderdaad niet, als je daarmee bedoelt, dat je samen in één fysieke ruimte bent. Mijn ervaring in coaching en assessment is dat je die onpersoonlijkheid uitstekend kunt tackelen door net als live eerst echt contact te maken met je gesprekspartner.
2. Zie je wel genoeg van de kandidaat? Je ziet elkaar inderdaad alleen vanaf de ellebogen. Een groot deel van de lichaamstaal (trillen of wiebelen, maar ook geur en beweging) mis je. Je moet dus beter opletten, meer je best doen om te zien hoe de ander erbij zit. Je kunt er ook naar vragen.
3. Kan de sollicitant voldoende tot zijn recht komen? Dat is een zorg die je ook in een live gesprek kan hebben. Het online gesprek kan voor de sollicitant wel éxtra spanning met zich mee brengen en dat kan ten koste gaan van zijn of haar presentatie.
4. Je mist het oogcontact en de non-verbale signalen, dan mis je toch essentiële informatie? Iemand op een scherm zien geeft een andere beleving dan live. Je ziet elkaar tweedimensionaal. Je komt zelf ook al snel wat vlakker of zelfs ongeïnteresseerd over. Wees je daarvan bewust en zet je lichaamstaal wat duidelijker dan gewoonlijk in. Non-verbale signalen zijn minder duidelijk, maar dat wil nog niet zeggen dat ze er niet zijn. Emoties bijvoorbeeld zie en hoor je wel, maar iets minder snel (verbazing, ergernis, verdriet, schaamte…). Je kunt ze wel benoemen of ernaar vragen, net als in een live gesprek.
5. Technische problemen… Je bent natuurlijk meer afhankelijk van techniek: het geluid is soms vertraagd. Elkaar onderbreken of snel reageren op de ander wordt dan gauw verstorend, omdat de geluiden door elkaar heen lopen. Houd daarom je spreektempo rustig. Neem net iets meer adempauzes, zodat de ander op je kan reageren. Zorg ook dat je sollicitant tijdig goede informatie krijgt over je videobel applicatie en de mogelijkheid om te oefenen. (download mijn tips)

Na een jaar videobellen heb ik de ervaring dat een live gesprek niet per se noodzakelijk is om een goed gesprek te kunnen voeren. Mijn coachingstrajecten zijn net zo betekenisvol als daarvoor en in assessments krijg ik een goed beeld van de deelnemers.

Een live gesprek voelt misschien wel prettiger. De mens is nou eenmaal een sociaal dier en de sociale interactie missen we zo langzamerhand wel. Ik ook.

Toch kan ik goed uit de voeten met de videocall, al gaat er regelmatig wat mis. Een microfoon die hapert, een internetverbinding die te sloom is… een gesprekspartner met een slechte camera of microfoon. Inmiddels ben ik op alles voorbereid en denk alvast na over alternatieven. Als het geluid niet lukt, bellen we in en gebruiken we de telefoon voor de audio bijvoorbeeld.

En als het allemaal echt niet lukt, maak je een nieuwe afspraak. Het fijne van videobellen is dat je sollicitant niet hoeft te reizen en dat het gewoon vanuit huis kan…

Mariëlle Damoiseaux, 4 mei 2021

Contact?

Heb je vragen? Neem dan contact op met ons. Wij zijn bereikbaar op 024 397 8892 We staan je heel graag te woord.

Een mail sturen kan natuurlijk ook: info@md-act.nl

MD-act biedt trainingen en coaching door heel Nederland. Ook voor het werken met een online coach kun je bij ons terecht.