Werkdruk te hoog: coaching timemanagement

Werkdruk te hoog? Herken je het gevoel dat het werk zich opstapelt? Dat je mailbox én hoofd te vol zitten, je het gevoel hebt nooit klaar te zijn met je werk en eigenlijk altijd tekort dreigt te schieten? Dat je met een boterham in je ene hand en een kop hete koffie in de andere, van een uitgelopen vergadering naar het volgende werkoverleg holt? Dan is het tijd voor tips waarmee je je timemanagement kunt verbeteren.

De grootste verandering die de afgelopen decennia de meeste invloed op ons werken heeft gehad, is de digitalisering en de onvoorstelbare hoeveelheid informatie die daardoor beschikbaar is. Vroeger werd er nog face to face met elkaar gepraat en was er gedurende de dag tijd voor een praatje aan het koffieapparaat. Kwamen collega’s aan het bureau staan om de dag door te nemen en te vragen hoe het leven er voor stond.

Nu volgen de lawines aan informatie elkaar op, via mail, Facebook, Twitter, intranet en noem maar op. Veel mensen ervaren die informatie-overload als werkdruk en hebben moeite om in de wirwar van aanbod hun tijd effectief te managen. Structureel overwerken is geen oplossing. Het kan vaak niemand schelen hoelang je hebt zitten zweten, als de belangrijke projecten maar af zijn en het resultaat staat.

Werkdruk te hoog? Coaching en timemanagement!

Zou je vaker het gevoel willen hebben je werk af te hebben aan het eind van een werkdag? Op tijd én met een tevreden gevoel de deur van je kantoor achter je dicht willen trekken? Met voldoening terug willen kijken op een interessante werkdag, waarin je hebt kunnen doen wat je wilde doen? Grip willen krijgen op alle informatie en taken die zich aandienen? Rust willen scheppen op de werkvloer?

Onderzoek laat zien dat mensen die meer tijd op hun werk doorbrengen, zeker niet productiever zijn. Mensen die structureel overwerken zijn na een paar weken zó moe, dat ze in de lange weken die ze maken minder voor elkaar krijgen dan collega’s die zich aan hun werkuren houden. Het gaat erom dat je je kunt blijven concentreren op het werk dat écht belangrijk is. Maar hoe weet je nu wat écht belangrijk is? En hoe leer je je tijd beter managen? Coaching kan je daarbij helpen.

Voor als de werkdruk te hoog is: tips en overwegingen

Voor als jouw werkdruk te hoog is, heb ik zes tips voor je. Ik hoop dat ze je helpen om jouw werkdruk te verlagen.

Kip zonder kop

Ga niet als een kip zonder kop aan de slag, maar maak keuzes op basis van urgentie en noodzaak. En stel dan pas een ‘to do’ lijst op. Wat niet op je ‘to do’ lijst komt, kost je ook geen energie. Niets is zo jammer als tijd investeren in werk dat eigenlijk niet gedaan hoeft te worden. Of niet specifiek door jou opgepakt hoeft te worden.

Bewaar je ‘to do’ lijstje op een zichtbare plaats, zodat je het grootste deel van je tijd ook daadwerkelijk werkt aan dat wat je moet doen. Vraag jezelf bij alles af of het bijdraagt aan jouw taken en doelen. Draag taken die niet op jouw bordje horen over aan anderen. En sla eens een vergadering over. Vraag jezelf af of het strikt nodig is om bij elkaar te komen en zo ja, of jij er noodzakelijkerwijs bij moet en wilt zijn.

De niet-meer-doen-lijst

Stel een lijst op met taken of activiteiten die veel tijd kosten maar weinig of niets opleveren. Zoals eindeloos bijschaven tot iets perfect is, zes keer per uur Facebook of mail checken, eindeloos verhalen van die ene collega aanhoren die steeds de lucht vervuilen, mensen achter de vodden zitten, etc. Dat lucht niet alleen op, maar geeft je ook een leidraad in wat je beter wel en niet kan doen.

Wees je bewust van je valkuilen

Uitstelgedrag, perfectionisme of negatieve gedachten kunnen je productiviteit enorm in de weg zitten. Ook het ‘nee’ zeggen, bewaken van eigen grenzen of hulp vragen is voor veel mensen moeilijk. Zeker als je het gevoel hebt dat jouw leidinggevende over je schouder meekijkt. Het is belangrijk dat je weet waar jouw valkuilen liggen. Lukt het je niet om je valkuilen te omzeilen, schakel dan een coach in. En check regelmatig de stand van zaken.

Sta stil bij taken die je veel energie kosten of waar je tegenop ziet. Bedenk handige trucjes, overleg met collega’s en kijk of er iemand is die een taak die jou veel energie kost juist leuk vindt en van je over wil nemen.

Je ambitieniveau is bepalend voor hoe je met werklast omgaat. De lat structureel te hoog leggen kan veel werkdruk opleveren. Het werk is nooit klaar, het resultaat is nooit goed genoeg. Sommige mensen hebben irreële verwachtingen van zichzelf, willen een hele week in een dag proppen. En vier je eigen feestjes, geef jezelf schouderklopjes of complimentjes en wees trots op jezelf als je weer iets afgerond hebt naar tevredenheid. Dat verhoogt niet alleen je zelfvertrouwen, maar ook je werkplezier.

Voorkom losse eindjes

Een volle mailbox, notulen die nog uitgewerkt moeten worden, een afspraak die je nog in je agenda moet noteren, een goed idee wat in je hoofd rond blijft spoken…. Alle losse eindjes van informatie waarmee nog iets moet gebeuren, nemen gedachten in beslag en vreten energie. Als je ze niet meer hoeft te onthouden en extern opslaat (op een plaats buiten je hoofd) scheelt dat veel kopzorgen en verspil je geen energie. Bovendien voorkomt het dat je dingen vergeet, niet reageert of het overzicht verliest.

Goede ideeën komen vaak op een verkeerd moment. Schrijf ze op, spreek ze in (voice-recorder) of zet ze in je telefoon. Dan pas kun je je weer richten op datgene waar je mee bezig was.

Handel informatie efficiënt af en beslis meteen wat je met binnengekomen mail, telefoontjes en post doet. Bijvoorbeeld doorsturen, actie ondernemen, papierversnipperaar, in mapje ‘afwachten’ zetten, afmelden (bv. nieuwsbrieven). Kost iets minder dan drie minuten, doe het meteen. Kost het meer tijd, zet het op je ‘to do’ lijst.

Zorg voor een reële tijdsplanning, ruimte in je agenda en tijd om te herstellen

Hoe vaak overkomt het je dat je verrast wordt door de hoeveelheid tijd die een klus in beslag neemt? En hoe vol plan je je agenda eigenlijk. Als je structureel een té optimistische tijdsplanning hebt, of er vaak te weinig tijd overblijft voor zaken die zich onverwacht voor kunnen doen, is het risico dat je in een tijdsklem belandt groter.

Maak een realistische tijdsplanning en laat naast de tijd voor ‘écht belangrijke zaken’ voldoende ruimte vrij voor wat zich onverwachts voor kan doen. Mijn oma zei altijd: van hard werken ga je niet dood. En zo is het ook. Even keihard werken geeft voldoening, maar besef dat je daarna tijd nodig hebt om te herstellen. Het weekend is een optie, maar ook tijdens werkdagen is hersteltijd cruciaal. Bouw mini-pauzes in, strek even je benen of kruip achter je computer vandaan voor een lekker kopje koffie. Dan kun je daarna als herboren weer aan de slag.

Werk effectief en stel (tussentijdse) deadlines

Denk na over wat voor jou de beste plek is om je werk zo snel en efficiënt mogelijk uit te voeren, zonder in te boeten aan kwaliteit. We gaan er automatisch vanuit dat dit een kantooromgeving is, maar is dat ook daadwerkelijk zo? En als dat zo is, welke gewoontes en regels gelden daar dan? Kun je afspraken maken over wanneer je wel of niet gestoord kunt worden, tijden waarop je jouw telefoon, e-mail, Facebook en andere social media aan laat staan, etc. Multitasking is meestal niet zo efficiënt, het continu schakelen tussen taken kost onnodige tijd en energie.

Deadlines voorkomen dat je taken voor je uit blijft schuiven. Knip grote projecten op in stukjes en hang aan elke tussenstap een deadline. Maak afspraken met jezelf. Noteer die (tussentijdse) deadlines in je agenda en reserveer voldoende tijd om er aan te werken. Als je niet meer na hoeft te denken over dagelijks terugkerende gewoontes, zoals vaste tijden waarop je je mail checkt, lunchtijd, etc. scheelt je dat veel energie.

De meeste mensen hebben hun energiepiek tussen tien en één uur, plan dan taken die veel concentratie vragen. En voer simpele routinematige taken tijdens de energiedips uit (bij de meeste mensen na de lunch en aan het eind van de werkdag).

Werkdruk te hoog? Gratis tips en ideeën!

Wij hebben een tips en hulpmiddelen om werkdruk mee te lijf te gaan verzameld. Deze kun je hieronder gratis aanvragen. Je krijgt:

• Concrete tips en praktische hulpmiddelen
• Die je simpel in de praktijk kunt brengen
• Waarmee je overzicht krijgt en houdt over al je werkzaamheden
• En je tijd opleveren voor taken en zaken
• Die relevant zijn voor het realiseren van jouw doelstellingen
• Op je werk, en als je dat wilt ook thuis.

Aanvragen gratis artikel Timemanagement: tips en hulpmiddelen

Vrijblijvend kennismaken met een van onze coaches?

Is voor jou de werkdruk te hoog en wil je vrijblijvend met een van onze coaches kennismaken? Neem dan contact op met ons.

Jeanette van den Bosch, 1 april 2015

Contact