Tips tegen stress

Het leven van veel mensen wordt gekenmerkt door heel veel activiteiten. Nieuwe ontwikkelingen gaan razendsnel. Werk- en privé agenda’s staan boordevol.

In deze blog geven we je tips tegen stress en hulpmiddelen die je van dienst kunnen zijn wanneer je je tijd beter wilt managen.

Het toepassen van deze tips tegen stress en de hulpmiddelen vraagt om discipline. Als dat niet je sterkste kant is, of als je behoort tot de categorie mensen die de neiging hebben om zichzelf op te jagen of onder druk te zetten, heb je waarschijnlijk meer nodig om ontspannen al je verplichtingen na te kunnen komen.

We hebben het druk druk druk

Veel mensen hebben het druk: met een studie; werk; carrière maken; in één van de vele files staan; kinderen grootbrengen; vrije tijd nuttig besteden; reizen plannen, reizen maken; vrijwilligers werk doen; en ook nog aandacht besteden aan vrienden. En terwijl heel veel mensen al chronisch tijd tekort komen, vraagt de terugtredende overheid ons meer en meer de rol van mantelzorger op ons te nemen. Van deze mantelzorgers voelt één op de vijf zich in 2014 overbelast (Liesbeth Hoogendijk, directeur van mantelzorgorganisatie Mezzo).

Een opgejaagd gevoel

Al deze druk en drukte leidt ertoe dat wij ons regelmatig opgejaagd voelen. Gek eigenlijk, want nooit heeft de gewone werkende mens meer vrije tijd gehad dan mensen nu in het rijke westen ter beschikking hebben. En het blijkt dat dat opgejaagde gevoel niet alleen is voorbehouden aan werkenden: uit onderzoek van het Sociaal Cultureel Planbureau blijkt dat ook werklozen en bejaarden zich ook regelmatig opgejaagd voelen.

We hebben behoefte aan prikkels en activiteiten

Mensen hebben behoefte aan prikkels: baby’s die zonder opgroeien gaan letterlijk dood. En voor bijna niemand is het een pretje om langer dan 10 minuten in een stille ruimte te zitten, geen afleiding te hebben en niets te kunnen of mogen doen. Eenzame opsluiting is dan ook een van de wreedste straffen die je een mens kan geven.

Prikkels zijn goed, actief zijn is prettig, maar we leven tegenwoordig wel in een erg hectische tijd: agenda’s staan vol, apparatuur piept en bliept de hele dag, nieuwe mails en voicemailberichten stapelen zich elke dag opnieuw weer op en schreeuwen om je aandacht. ‘Quality time’ en alle verplichtingen vechten om voorrang en druk-druk-druk lijkt bij veel mensen op de lippen bestorven te liggen. Gaat het eigenlijk  wel goed met ons….?

Gaat het goed met ons?

We hebben behoefte aan prikkels en we hebben graag wat te doen. Prikkels en volle agenda’s zijn meer dan ooit ruim voor handen. Of er sprake is van teveel van het goede? Sommige cijfers en berichtgeving in de media wekken wel die indruk. Hieronder gegevens uit een onderzoek, gedaan door het Sociaal Cultureel Planbureau in 2012:

• In 2011 voelt gemiddeld 40% van de bevolking zich een of meerdere dagen per week opgejaagd.
• De ‘opgejaagden’ voelen zich gemiddeld 2.1 dag per week opgejaagd.
• 10% van de Nederlanders voelt zich bijna de hele week opgejaagd!
• Internationaal is sprake van een toename van gevoelens van opgejaagd zijn.
• Meer recent: in 2023 heeft 36% van de Nederlanders minstens één dag per week een opgejaagd gevoel (Volkskrant, 1 april 2023).

Uit onderzoek van datzelfde planbureau, gedaan in 2018, blijkt dat in de afgelopen jaren gevoelens van gejaagdheid gelijk is gebleven voor Nederlands in de leeftijd van 18 tot 64 jaar, maar dat deze zijn toegenomen onder hogeropgeleiden en mensen met (jonge) kinderen. Gemiddeld genomen zijn gevoelens van gejaagdheid onder Nederlanders dus toegenomen.

Bekend is, dat een hogere werkdruk gerelateerd is aan meer verzuim. Maar niet iedereen is even gevoelig voor spanning en werkdruk

Er zijn factoren die de negatieve effecten van werkdruk verhogen. Hoge werkdruk, in combinatie met weinig zelfstandigheid, weinig mogelijkheden om dingen net even anders te doen (regelvrijheid) en weinig (goede) contacten op het werk (sociale steun) vergroten de kans op negatieve effecten van werkdruk. Zeker als dit gepaard gaat met een slechte relatie met de leidinggevende en/of gepest worden op het werk. Andersom geldt ook: als de omstandigheden gunstig zijn, kunnen we heel wat (werk)druk aan.

Wat te doen bij stress?

Voor de mensen die last hebben van te veel stress en iets willen doen (en dat worden er meer en meer) om de hoeveelheid taken en zaken beter te hanteren en minder last te hebben van spanning of een opgejaagd gevoel, volgen hieronder tips en hulpmiddelen. En hoewel het natuurlijk altijd verstandig is om iets te doen met verstandige tips, dient wel te worden opgemerkt dat je er hiermee vaak niet helemaal bent. Dan heb je meer nodig om je weer lekker te voelen bij alles wat je te doen hebt of bij het leren maken van andere keuzes. Je zou dan bijvoorbeeld kunnen denken aan de hulp van een persoonlijke coach.

Tips tegen stress

Hieronder geef ik je tips waarmee je te veel druk kunt tegengaan en voorkomen:

Tips tegen stress: plannen

• Maak plannen tot een dagelijkse gewoonte.
• Maak aan het begin van de werkdag een planning waarin tijd is gereserveerd voor onvoorziene zaken.
• Ga bij drukte juist even zitten voor een planning in plaats van in de hoogste versnelling te schieten.
• Vraag jezelf af: Moet ik dit nu echt (zelf) doen?
• Bedenk wat de consequenties zijn als je een klus niet doet. Geen ruzie, slechte dienstverlening of financiële gevolgen? Dan kun je het er misschien ook bij laten.
• Begin met de dingen die wel moeten, maar die je niet zo leuk vindt. Als die gedaan zijn, zit je daar niet meer tegen aan te hikken.
• Sluit je werkdag af en beantwoord de volgende vragen: Wat is er gedaan? Wat moet morgen, overmorgen of volgende week gebeuren?

Tips tegen stress: e-mail

• Maak een simpel archief in je inbox en zet mailberichten in je agenda en takenlijst.
• Verwijder ongewenste mail.
• Neem over elke e-mailbericht altijd een duidelijke beslissing.
• Plan elke dag een aantal keer tijd om de mail goed af te handelen in plaats van de hele dag steeds tussendoor tijd aan nieuwe mails te besteden.
• Hou je eigen mailberichten kort en bondig.

Tips tegen stress: een gezonde energiebalans

• Neem koffie-, thee- en lunchpauzes, ook als het druk is en laat dat aan collega’s weten.
• Drink niet de hele dag koffie of zwarte thee, cafeïne haalt juist energie weg.
• Kap vriendelijk maar resoluut gesprekken af die alle kanten uitwaaieren en vraag waar het werkelijk om gaat.
• Bied je hulp aan een collega het erg druk heeft. De kans is dan groot dat jij hulp krijgt wanneer jij het even te druk hebt.
• Geef onverdeeld aandacht aan wat je aan het doen bent.
• Houd eens een tijdje bij hoe vaak je ‘ja’ en hoe weinig je ‘nee’ zegt. Zeg je te vaak ‘ja’? Zeg vaker ‘nee’!
• Ga regelmatig een uurtje ‘offline’ en verruil de digitale wereld voor het ‘hier en nu’.
• Zit iets tegen? Je kunt je energie maar een keer uitgeven. Dus stop deze in het oplossen van het probleem en niet in het er over klagen. Klagen kost veel negatieve energie en de oplossing van het probleem komt er geen stapje door dichterbij.

4. Tips tegen stress: laat je inspireren door dit waar gebeurde verhaal

Aan het begin van de vorige eeuw werd Charles M. Schwab directeur van Bethlehem Steel. Op een zeker moment wilde hij de productiviteit binnen de organisatie vergroten, te beginnen met die van hemzelf en van de managers.

Hij vroeg Ivy Lee, een adviseur die onder meer voor Bethlehem Steel werkte, om advies. Lee bracht voor zijn advies niets in rekening; hij stelde Schwab voor eerst zijn advies in de praktijk te gaan brengen en als het advies hem beviel zijn managers te instrueren. Als Schwab tevreden zou zijn over het advies, mocht hij Lee dat betalen, wat wat hem betreft het advies waard was.

Niet lang daarna betaalde Schwab aan Lee het voor die tijd astronomische bedrag van 25.000 dollar. Een bedrag waarmee je vandaag de dag nog goed betaald zou zijn voor één uitgebracht advies

Het advies van Ivy Lee luidde als volgt:

• Noteer aan het einde van de dag de zes belangrijkste taken en zaken die je de volgende dag gedaan wilt hebben.
• Zet deze in volgorde van belangrijkheid.
• Ga naar huis en ontspan; besteed je tijd aan gezin en aan andere belangrijke privé zaken.
• Start de nieuwe werkdag met de nummer één taak van die dag. Natuurlijk komen er verstoringen; die horen er gewoon bij. Als de verstoring achter de rug is, ga dan verder met taak één. Je begint pas met de tweede taak op je prioriteitenlijst als taak één helemaal klaar is. De derde taak pak je niet eerder op dan wanneer taak twee helemaal is afgerond.
• Aan het einde van de dag staan er misschien nog een of meerdere taken op de lijst. Geen probleem; die zou je met elk ander systeem om je tijd mee te managen ook niet gedaan kunnen hebben. Hier moet je je dus niet druk over maken!
• Voor je naar huis gaat, stel je de lijst op met de zes belangrijkste taken voor de volgende dag. Taken die zijn blijven liggen staan nu misschien boven aan de lijst. Of niet. Misschien zijn ze om welke reden dan ook zelfs van je prioriteitenlijst verdwenen.

Schwab heeft in de jaren daarna de prioriteitenlijst van Ivy Lee het beste advies genoemd dat hij ooit had gekregen. Ook leuk om te weten: de productiviteit nam na het invoeren van de prioriteitenlijst daadwerkelijk toe en onder leiding van Schwab groeide Bethlehem Steel uit tot de op een na grootste staalproducent van de Verenigde Staten.

5. Tips tegen stress: gebruik het wereldberoemde Eisenhower schema

In 1989 verscheen het door Stephen Covey geschreven boek The Seven Habits of Highly Effective People. Het werd wereldwijd een bestseller. In dit boek beschrijft Covey een schema, gebaseerd op het vaststellen van wat wel en niet belangrijk is en op het stellen van prioriteiten.

Dit schema, inmiddels alom bekend als het Eisenhower schema, is gebaseerd op de principes die Dwight D. Eisenhower, onder meer uiterst succesvol als president van Amerika en als opperbevelhebber van de Geallieerde Strijdkrachten in Europa in WOII, hanteerde bij het managen van zijn tijd in zijn zeer productieve leven. Wat vind je van dit citaat?

“What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important” – Dwight D. Eisenhower

Het Eisenhower schema kent twee belangrijke termen: ‘belangrijk’ en ‘urgent’. Belangrijk is alles wat bijdraagt aan het realiseren van voor jou belangrijke doelstellingen op middellange en lange termijn. Je kunt hierbij kijken naar zowel werk- als privé gerelateerde doelen, maar we beperken ons hier tot het werk. Urgent gaat over de vraag of wat gedaan moet worden uitstel verdraagt of niet.

Als je deze begrippen plaatst in een kwadrant, krijg je het volgende schema:

Met het Eisenhower schema als leidraad valt veel winst te behalen: minder tijdverlies, minder stress en werkdruk. Hieronder volgen suggesties om die winst te behalen:

• Stel jezelf, voordat je in de actiemodus schiet bij zaken die door hun urgentie belangrijk lijken, jezelf vragen om te beoordelen of het voor jou belangrijke zaken zijn:
  – Is het belangrijk voor het realiseren van mijn doelstellingen?
  – Moet ik hier een rol een spelen?
  – Moet ik hier een rol in spelen?
  Is het antwoord op dit soort vragen ‘nee’, wat zou dan een goede reden kunnen zijn om toch je tijd te besteden aan de zich opdringende urgente zaken? Als je daarop geen goed antwoord hebt, laat de acties die nodig zijn over aan degenen die er vanuit hun rol, functie of doelstellingen wel belang bij hebben dat ze direct worden gedaan.Als blijkt dat de urgente zaak die zich voordeed wel degelijk door jou gedaan moet worden, is het zinvol om te onderzoeken of ervan te leren is. Beoordeel of sprake is van een incident of calamiteit. Als dit het geval is, niets aan te doen en direct aanpakken en oplossen. Is de urgentie echter het gevolg van een slechte planning of van uitstelgedrag van jezelf? Leer ervan en bepaal wat je kunt doen om te voorkomen dat jou dit nog een keer overkomt. Realiseer je het volgende: alle taken en zaken die niet urgent zijn, maar wel belangrijk, worden op enig moment vanzelf urgent als je ze te lang laat liggen of wanneer je slecht plant.
• Stel jezelf, bij de dingen die je doet en die je erg leuk en ontspannend vindt, de vraag: doe ik dit nu omdat het van belang is voor het realiseren van mijn doelstellingen, of doe ik dit misschien wel vooral omdat ik ze leuk vind? Als het laatste het geval is, en je hebt geen enkele reden om te klagen over werkdruk, is er natuurlijk niet veel aan de hand. Als je echter redenen hebt om te klagen over werkdruk, is het serieus te overwegen om deze leuke dingen niet meer te doen. De tijd die je besteedt aan leuke dingen kun je namelijk beter gebruiken om de taken en zaken uit te voeren die er voor het realiseren van jouw doelstellingen wel toe doen en die je uiteindelijk toch zult moeten gaan doen. Je verlaagt daarmee de (werk)druk. Dat werkt wel zo plezierig.

6. Tips tegen stress: gebruik de ALPEN-Methode

De ALPEN-Methode is ontwikkeld door de Duitse professor dr. Lothar J. Seiwert, een gerespecteerde timemanagement expert. Het is een simpele, maar uiterst effectieve methode die je dagelijks moet gebruiken om het goed tot zijn recht te laten komen. De methode bestaat uit vijf elementen:

1. Activiteiten noteren
   wat moet worden gerealiseerd en wat moet daarvoor worden gedaan. Het is de to-do list voor de volgende werkdag die hier gemaakt moet gaan worden.
2. Lengte of tijdsduur inschatten
   Hierbij is het natuurlijk zaak om een reële inschatting te maken; te vaak zien wij bij onze coachees dat zij de tijd, die ze denken nodig te hebben voor hun werkzaamheden, veel te beperkt inschatten. Ook moet een inschatting worden gemaakt van de tijd die nodig is om de deelactiviteiten af te ronden. Tijden noteren voor de deelactiviteiten! Ook de totale tijd, nodig voor een taak, noteren.
3. Problemen: rekening houden met onverwachte problemen en verstoringen
   Zelden kun je ongestoord doorwerken. Het is dus belangrijk om rekening te houden met verstoringen. Neem als uitgangspunt dat je 60% van de tijd probleemloos kunt werken en dat 40% van je tijd opgaat aan onverwachte zaken waar je tijd en aandacht aan moet besteden. Hoe deze verhouding precies is, is uiteraard afhankelijk van je functie. Ook de mogelijkheden die je hebt, om ervoor te zorgen dat je ongestoord kunt werken, spelen hierbij een rol.
   Natuurlijk kan het zijn dat je na een zorgvuldig gemaakte planning aan het einde van de dag tijd overhoudt, of juist tekort komt. Door de ervaring die je opdoet met het inschatten van de tijd die werkzaamheden je kosten wanneer je met de ALPEN-Methode gaat werken, zal deze inschatting steeds adequater worden.
4. Eindbeslissing nemen
   Het belangrijkste hierbij is het stellen van de juiste prioriteiten; welke werkzaamheden zet ik boven aan de lijst en welke werkzaamheden kunnen eventueel nog even blijven liggen? Hierbij kan het Eisenhower schema goede diensten bewijzen.
5. Nacontrole
   Hoe werkte het werkplan voor deze dag? Heb ik me, zoals de bedoeling is, aan de volgorde van het schema gehouden? Zo niet, waarom niet? Welke inschattingen waren wel en welke waren niet correct? Welke taken zijn niet helemaal afgerond en waar ben ik niet aan toegekomen? Wat is misschien alweer blijven liggen? Als iets alweer is blijven liggen, is dit dan mogelijk toch niet belangrijk genoeg en kan ik het schrappen? Is het wel degelijk belangrijk en ben ik mezelf, als ik het de komende dagen weer laag op de prioriteitenlijst zet, op termijn een probleem aan het bezorgen?
   De resultaten van elke evaluatie vormen natuurlijk belangrijke input voor het maken van je werkplan voor de volgende dagen.

Waarom schieten tips tegen stress soms (vaak?) tekort?

Waarom ben je er soms/vaak niet met tips tegen te veel spanning en handige hulpmiddelen om efficiënter met je tijd om te gaan? Dat heeft onder meer te maken met het feit dat er onderliggend vaak oorzaken ten grondslag liggen aan het ervaren van spanning en werkdruk die vooral te maken hebben met hoe je bent ‘gebakken’. Ter illustratie een paar voorbeelden:

• Voor de perfectionist is het niet snel goed. Die legt zichzelf vaak de (on)nodige druk op. En omdat het altijd beter kan, ben je als perfectionist ook niet snel klaar met een klus; alles duurt langer. En is het werk dan gedaan, overheerst vaak toch een gevoel van ontevredenheid, want er valt altijd wel iets op aan te merken.

• Voor de notoire ‘ja-zegger’ geldt: voor je het weet, heb je er weer een klusje of verplichting bij (op het werk, of privé). Vaak ‘ja’ zeggen tegen werkzaamheden die, als je nu eens ‘nee’ had durven zeggen, bij anderen op het bordje hadden gelegen, gaat ten koste van de tijd die je had kunnen besteden aan je eigen verplichtingen. Dit betekent meer (werk)druk. En voor veel mensen die ‘nee’ zeggen niet voor elkaar krijgen geldt ook: alleen al het feit dat ze toch wéér ‘ja’ hebben gezegd, is op zichzelf al frustrerend en slecht voor het welzijn.
• Voor de control-freaks en voor mensen die zich heel erg verantwoordelijk voelen, is het moeilijk om los te laten, te delegeren, erop te vertrouwen dat de anderen het wel goed zullen doen. Naast alles wat ze zelf al moeten doen, zijn ze ook nog eens veel tijd en energie kwijt aan navragen, over schouders mee kijken, controleren of aan het toch maar zelf uitvoeren van taken die gedelegeerd hadden kunnen worden.
• Voor mensen die niet meer zo goed weten wat echt belangrijk voor hen is, en zijn meegesleurd in een niet meer te keren meer-meer-meer en druk-druk-druk, houden verstandige tips en goede hulpmiddelen vooral de belofte in nog meer dingen kunnen doen in minder tijd. Die komen eerder van de regen in de drup, dan dat ze met de tips en hulpmiddelen een relaxter leven tegemoet zullen gaan. In die gevallen helpt alleen nog maar een serieuze herbezinning op de vraag wat het leven echt de moeite waard maakt.

Je begrijpt dat in bovenstaande gevallen goed bedoelde suggesties (joh, een 7 is toch ook een voldoende…) en prachtige lijstjes niet of niet voldoende werken. Dan heb je een strenge baas nodig die je precies vertelt wat hij wel en niet van je verwacht, een partner die het niet meer langer pikt dat je steeds maar bezig bent en met je aandacht ergens anders bent. Een kolossale burn-out kan natuurlijk ook wonderen doen…..

Vragenlijst timemanagement

Je kunt een gratis vragenlijst over timemanagement aanvragen. Door het beantwoorden van de vragen, maar vooral door op deze vragen en je antwoorden te reflecteren, kun je ideeën opdoen om je timemanagement te verbeteren.

Leuk om alleen te doen, maar misschien ook zinvol om te gebruiken als onderdeel van een gesprek over het thema werkstress en timemanagement met collega’s of met je team.

Aanvragen gratis Vragenlijst timemanagement

Behoefte aan steun van een persoonlijke coach?

Een goede coach, die je helpt bij het ‘oplossen’ van hardnekkige gewoontes en neigingen die leiden tot het ervaren van (werk)druk, of die je kan helpen bij een herbezinning op de vraag wat voor jou in je leven de moeite waard is om je aandacht en energie aan te geven, kan een goed alternatief zijn voor een strenge baas, een gefrustreerde partner of een leerzame burn-out.

Zou je willen onderzoeken of coaching persoonlijke effectiviteit voor jou een goede optie zou zijn, neem dan contact op met ons. Dan kunnen we een afspraak maken voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek.

Albert van Veen, 21 februari 2016

Contact

Gerelateerd artikel

Stress door jezelf op te jagen

Aan je eigen stress draag je soms zelf onbedoeld bij door je te veel te laten leiden door je ‘innerlijke slavendrijver’. Een blog van Mariëlle Damoiseaux gaat over stress en de innerlijke slavendrijver. In deze blog kun je een interessant artikel aanvragen dat gaat over hoe je met Voice Dialogue deze slavendrijver kunt ‘opsporen’ en kunt leren om deze beter onder controle te houden.